No sé si es tu caso. Pero si eres empresario agroalimentario, y el 80% de las empresas del sector son denominadas “microempresas” (menos de 10 trabajadores), sólo por probabilidades es muy posible que seas, y perdón por la expresión, microempresario agroalimentario.

Desde luego, por muy micro que se te denomine oficialmente, sin duda posees todas las características de un empresario (capacidad innovadora, iniciativa emprendedora, gestionas un capital y controlas tu empresa). En su momento tuviste la fuerza y los arrestos suficientes para emprender y crear tu empresa donde antes no existía, e impulsaste su primer crecimiento. Has desarrollado productos y has conseguido clientes.

Tu producto es bueno, de calidad, y es apreciado en el mercado. Eso, unido a tu impulso comercial, está haciendo crecer tu cifra de negocio, e incluso los clientes te están pidiendo nuevos productos y llevar adelante -cuanto antes- nuevas ideas.

Pero cualquier día de éstos vas a reventar, o terminarás completamente loco.

Porque, ¿cuál es realmente tu situación a día de hoy?

La realidad de microempresario agroalimentario

Aunque en los inicios tú mismo  conseguiste los primeros clientes y los primeros pedidos (¡quién mejor que tú para explicar bien el valor diferencial de tu oferta!), hace unos meses que te decidiste por contratar a tus primeros comerciales: un par en nómina y otros dos como comisionistas. No tienes muy claro como funciona este mundillo de los agentes de ventas, pero tienes la impresión de que éstos que tienes tú se están pasando un poco. De entrada, aquella historia de que necesitaban coches en condiciones, porque  «pasamos todo el día en la carretera” (…además de tarjeta de gasolina y Vía T, claro). No estás seguro, pero crees que se están hospedando en hoteles demasiado caros, y los restaurantes que frecuentan con eso de “atender adecuadamente a los clientes” no deben ser de menú del día precisamente. Con todo ello las facturas de gastos de sus tarjetas de crédito (de empresa) cada vez son más abultadas… y tampoco están obteniendo los resultados de ventas que tú esperabas en base a tu propia experiencia de los inicios. “Hay mucha competencia”, dicen.

También contrataste a un par de administrativas para llevar la contabilidad, tesorería y los temas financieros. Trabajan bien, y te llevan las cosas ordenadas, pero el caso es que una de ellas dedica una parte importante de su tiempo a atender las necesidades de los comerciales: buscar hoteles, reservar restaurantes, escribir emails (ellos no lo pueden hacer “porque está todo el día en la carretera”).

¿Y el teléfono? Te comentan continuamente que no pueden realizar una tarea de principio a fin sin las continuas interrupciones del teléfono, que no para de sonar.

En cuanto al resto de actividades, todo lo tienes que hacer tú; parece que nadie sabe vivir sin ti.

El funcionamiento de la planta de fabricación te lleva gran parte del día. Tienes que organizar y decidir qué fabricar cada día, revisar el estado de las materias primas y preparar la receta. Tus tres operarios te ayudan, es cierto, pero sólo tú conoces «el funcionamiento de la máquina», y tienes que ajustarla para cada lote, además de hacerle un pequeño mantenimiento diario. A pesar de ello, la semana que viene vas a tener que estar fuera dos o tres días; esa oferta que te han pasado para sustituir «la cerradora» por otra más versátil te atrae mucho, y no es cuestión de dejar pasar la oportunidad.

Una de las cuestiones que te trae más de cabeza son las auditorías. Desde el principio tuviste muy claro que sin el certificado IFS no ibas a ninguna parte. Aquella pequeña asesoría te ayudó (… más o menos) a entender la norma, desarrollar los procedimientos e implantar los requisitos, y fue un gran triunfo pasar la auditoría de certificación hace dos años. Tú creías que con aquello era suficiente, pero has podido comprobar que los clientes, a pesar de todo, también quieren hacer sus propias auditorías, y cada vez tienes más visitas de ese tipo. Por no hablar de las inspecciones de la veterinaria de la zona, que parece que no conoce otra empresa más que la tuya… El mes pasado, sin ir más lejos, te lo has pasado casi completo preparando y atendiendo estos asuntos, ¡sin prácticamente tiempo para ninguna otra cosa más!

Pero lo que ya clama al cielo es lo del almacén. Tienes un encargado y dos carretilleros para llevar las tareas de recepción de materias primas y otros auxiliares (envases, embalajes, etiquetas, tinta de impresora, etc.), controlar las existencias y realizar las expediciones de productos terminados. Pero todo va manga con hombro: las existencias nunca cuadran, por lo que no puedes fiarte de los datos, se producen roturas de stock constantes si tú no estás encima, hay errores en los envíos a los clientes, o nadie sabe/quiere responder cuando alguien llama para preguntar por la situación de su pedido.

Porque ese es, quizás, el principal problema, lo que tú llamas “falta de organización”. Parece como si nadie supiera exactamente qué debe hacer, cuáles son los límites de su trabajo y hasta dónde llega su responsabilidad. Hay infinidad de cosas que están en tierra de nadie, de las que ninguno de ellos se quiere ocupar. Se van pasando la pelota unos a otros, acusándose entre ellos de los errores, y lavándose las manos cuando preguntas por cosas que no se han hecho a tiempo. Tú has repetido cien veces lo que tiene que hacer cada cuál, pero parece que siempre hay algo que no has aclarado lo suficiente, o que continuamente surgen nuevas cosas por hacer, o que definitivamente… ¡se niegan a aprender y a hacer caso!

Aunque tus empleados son buena gente…

En los primeros tiempos del lanzamiento de la empresa llegaste a conectar bien con el director de tu oficina bancaria. Era un tipo muy majo, que entendía bien tus necesidades y que te ayudó lo suyo con los créditos. Sabía mucho del manejo del dinero, de inversiones, del mercado financiero y de cómo funcionaban otras empresas que trabajaban con el banco. Además parecía conocer bien tu negocio, cosa que demostraba con hábiles consejos y recomendaciones cuando le contabas algunos de los problemas que tenías.

Tú siempre has tenido muchas y buenas ideas que querías pensar con calma, perfilarlas bien y decidir en cuáles te metías… pero la vida no te daba de sí.

Lo estuviste pensando durante bastante tiempo. Necesitabas ordenar tu empresa, organizarla mejor, y salir del lío en el que estabas metido un día sí y otro también. Se te ocurrió que quizás tenías que contratar a alguien para que se ocupara de todo el follón que tenías, y así poder dedicarte a las cosas que de verdad te gustan. Y un día no te lo pensaste más: fuiste a la sucursal… y le ofreciste al director del banco que ocupara el puesto de Gerente de tu empresa.

Y aceptó.

Pusiste un gerente que sólo empeoró las cosas y que te costó una fortuna

Después de un año y medio las cosas estaban… ¡todavía peor! A base de dar órdenes y gritos aquí y allá, lo único que el individuo en cuestión consiguió organizar fueron unos cuantos procedimientos de trabajo que nadie entendía (ahora crees que se los bajó de Internet…), desordenar lo poco que funcionaba medianamente bien, y generar un profundo malestar en tu gente por su talante chulesco y sus malas formas. Además, se pasaba todo el día detrás tuya, haciéndote perder el tiempo con un peloteo insoportable. Y lo más gordo de todo: ¡¡¡Te estaba costando una fortuna!!!

Lo echaste en cuanto te sentiste con fuerzas… y volviste al principio.

“¿Y qué solución tengo?”

Has creado y puesto en marcha tu empresa. Has desarrollado unos productos bien encajados en tu nicho de mercado, y los clientes confían en ti.

Tienes muchos proyectos pendientes, opciones y posibilidades de crecimiento.

Atesoras conocimiento de tu sector, quieres probar tus nuevas ideas, y los clientes te están esperando.

Pero tu cabeza está saturada de tantas cosas que le metes dentro; tu cuerpo, agotado de tener que apagar todos los fuegos, y tu vida… no da para más.

Te sientes sólo, y te da miedo seguir adelante, porque nadie te ha enseñado a gestionar un asunto como éste.

Con mucho esfuerzo, has invertido en unas instalaciones bien preparadas, pero que no lucen lo suficiente porque te sientes atascado.

¿Que qué puedes hacer? Pues… seguir invirtiendo, pero de otra forma.

Tienes que invertir en tu organización, e indirectamente en ti.

Pero, ¿cómo?

1. Ni se te ocurra volver a contratar un gerente profesional. Eres el alma de tu empresa, su motor y su energía. Tú tienes que estar al frente de la misma, de manera ejecutiva y con todas las consecuencias, pero haciéndolo de otra manera.
2. Necesitas delegar, y para eso debes tener gente a tu lado, con el nivel necesario y suficiente, en quien confiar las labores operativas.
3. Si no están en la organización actual, deberás buscarlos fuera. Selecciónalos cuidadosamente en base a su potencial, aunque no tengan experiencia, y a unas cualidades personales (inteligencia, actitud, capacidad de tomar decisiones, creatividad, con facilidad para el liderazgo y la conexión con otras personas) que estén alineadas con tus valores. La experiencia, la adquirirán contigo, y el conocimiento del sector y del negocio ya se lo transmitirás tú, que de eso sabes de sobra.
4. Configura con ellos tu equipo de confianza y dedícales el tiempo que necesiten; fomenta la transparencia, la comunicación fluida, el intercambio abierto de ideas y la co-responsabilidad. Dales orientación e ilusiónales con tu visión del negocio.
5. Sé coherente con tus principios y valores, transmíteles qué significa trabajar duro, e inspírales con tu ejemplo.
6. Sé perseverante, controla, toma decisiones y sé enérgico, a la vez que amable, accesible, respetuoso y bienhumorado.
7. Y extiende todo lo anterior junto a ellos hasta el último rincón (…o sea, hasta el último empleado…) de tu organización.

Eres un empresario con muchas oportunidades y opciones. El saber concretar todo lo anterior para tu propia realidad lo debes buscar dentro de ti.

Y para hacerlo con seguridad, invierte en alguien que conozca el sector  (no un charlatán sacadineros), con experiencia, herramientas y valores coincidentes con los tuyos, en quien confiar tu acompañamiento en ese camino.