La toma de decisiones es, sin duda, una de las acciones más importantes a las que tanto tú como tu equipo os enfrentáis casi a diario.

La toma de decisiones es un proceso que no debe realizarse a la ligera, y que requiere de una serie de pasos. Si queremos tomarlo como algo serio y riguroso deberemos basarnos en un método que nos asegure que estamos decidiendo lo más adecuado teniendo en cuenta el problema y las circunstancias que lo rodean.

La metodología a seguir es la misma tanto si se trata de tomar una decisión como para resolver un problema. Al final, en ambos casos estamos en lo mismo: un asunto que nos preocupa y que queremos afrontar de la manera más eficaz posible.

Lo más habitual en nuestra cultura es ver un problema e inmediatamente aplicarle una supuesta solución. Y la consecuencia es que, al no observarlo adecuadamente, ni valorado su alcance, ni buscado las causas raíz, etc., tomamos decisiones que ni de lejos surten el efecto deseado.

El proceso que te presento hoy aquí lo descubrí a principios de los 90 en el libro El factor Humano en la Empresa, escrito por José M. Rodriguez Porras. El profesor Porras hablaba de los 8 pasos que te agrupo en primer lugar. Me he permitido añadir el paso 9 (Control de la Eficacia) tomándolo del clásico ciclo PDCA, llamado de Deming.

Es posible que en una primera aproximación te parezca algo complicado, pero te aseguro que no lo es. Yo he aplicado esta sistemática durante muchos años, y se trata de algo tan sencillo como interiorizarla, ser mínimamente riguroso en su aplicación las primeras veces, y al final se convierte en un hábito para afrontar tanto las decisiones como la resolución eficaz de problemas.

Es también muy interesante tener en cuenta desde qué postura mental nos enfocamos en cada una de las fases, si desde el hemisferio derecho (sentimientos, emociones, creatividad, parte más inconsciente), o desde el izquierdo (lógica, matemática, racionalidad, concreción). Es una aportación más del profesor Porras en su libro.

¡Vamos a ello!

8 pasos para la toma de decisiones

#1.- Predefinición (hipótesis)

Todo comienza aquí.

Cuando hay un problema tenemos una cierta intuición de que “aquí está pasando algo”. No sabemos muy bien lo que es, pero barajamos una serie de hipótesis, tenemos unos pequeños datos, hemos observado algo… y tenemos nuestra idea: “hay un problema o un conflicto que tiene que ver con este asunto, o con este grupo…”.

A partir de aquí, ¿qué sería lo lógico?

#2.- Recoger información

Vamos a recoger más información: hablar con la gente, pasar una encuesta, recabar datos del mercado, averiguar de manera lo más objetiva posible qué es lo que pasa realmente.

#3.- Análisis de la información

¿Cómo la analizamos? Por ejemplo, tomando un marco de referencia, herramientas comparativas, situaciones conocidas anteriores, etc.

#4.- Definir el problema

Es en este momento, después de haber dado los pasos anteriores, cuando estamos en condiciones de definir el problema, y no antes.

Este es, sin duda, el paso clave del proceso de toma de decisiones:

Un problema bien definido es un problema casi resuelto

Hay problemas que no se resuelven porque no se definen bien. Por eso es muy importante dedicar el tiempo suficiente a definir bien el problema.

#5.- Criterios de valoración del problema

¿Es un problema urgente, o no? ¿Es un asunto importante o secundario? ¿Es un problema nuevo, o se repite sistemáticamente por no haberlo atajado definitivamente? ¿Afecta de manera directa al cliente o no? ¿Nos compete a nosotros, o habría que derivarlo? ¿Afecta a toda la organización, o solamente a una parte?

La evaluación de la magnitud, la urgencia y la criticidad del problema es, desde luego, una parte esencial de nuestro esquema de decisión.

#6.- Alternativas de solución

Aquí entra en juego nuestra creatividad, capacidad y posibilidades de abordarlo, etc.

#7.- Valoración de las alternativas

Más o menos viables, costes, riesgos, limitaciones, etc.

#8.- Toma de decisión

Ahora sí, ha llegado el gran momento de tomar la decisión.

Pero la decisión no debería ser tomada sin haber hecho antes todos los pasos de este proceso.

En cuanto a la postura mental (espontánea o racional) con la que afrontar cada una de las fases, podríamos decir que:

• En la fase #1 debería ser espontánea, ya que nos movemos en el terreno de las intuiciones; es aplicar algo así como el sexto sentido.
• En las fases #2 y #3 deberíamos usar ambas: hay que recoger y analizar información con rigor, pero también hay que echarle un poquito de espontaneidad y de intuición.
• La definición del problema (#4) y su valoración (#5) deben ser rigurosas, objetivas, o sea, hemisferio izquierdo puro y duro.
• La generación de alternativas (#6) es creatividad y espontaneidad claras: hemisferio derecho sin duda.
• La valoración de las alternativas (#7) también debe ser claramente rigurosa, lógica y racional, en base a los datos.

Viendo todo esto podrás entender con rapidez cuán conveniente es que este proceso se realice en equipo, no sólo por las tareas que hay que realizar sino, y sobre todo, porque esas diferentes posturas mentales nos serán aportadas por las diferentes personas que conforman el equipo: aunque todos somos una mezcla de ambas, hay personas claramente más creativas y emocionales y otras más racionales y lógicas.

Un equipo con personas con diferente postura mental hará que el proceso de toma de decisiones sea más rico y atinado

Y en cuanto a la Decisión, es un acto evidente de inteligencia ejecutiva, pero sin duda en la mayoría de las ocasiones hay que echarle valor, y emoción. Las decisiones se toman con la cabeza, pero con un alto grado de corazón. En resumidas cuentas: las decisiones hay que tomarlas con inteligencia emocional.

En muchas ocasiones, y a pesar de haber seguido esta metodología de manera rigurosa, no estaremos seguros al 100% de la decisión más adecuada, pero hay que tomarla, asumiendo la responsabilidad (y el riesgo) que conllevan (lo contrario sería el inmovilismo). Y esto sólo lo puede hacer el líder.

Pero la toma de decisión final siempre es un asunto del líder, en un ejercicio de responsabilidad y soledad

La cuestión es que, mediante este proceso, rebajemos la incertidumbre la máximo, lo que favorecerá sin duda un aumento drástico del porcentaje de decisiones que se demuestren acertadas.

Y #9: El control de la eficacia

Siempre que tomamos una decisión para solucionar un problema es más que conveniente definir también la forma en la que vamos a medir los resultados obtenidos, para comprobar que con lo decidido se obtiene el objetivo que se pretendía.

El Control de la Eficacia consiste en:

• definir la forma, periodicidad y sistemática de control;
• las responsabilidades en la realización del control;
• el registro de los resultados de dicho control;
• la valoración de si la medida ha sido eficaz (ha resuelto el problema) o no.

Te animo a poner en práctica esta metodología de toma de decisiones en tu gestión empresarial habitual: es un asunto demasiado importante como para hacerlo a la ligera.