Aumentar la productividad de una línea de fabricación. Mejorar la logística de materias primas. Aumentar la vida útil de un producto. Análisis y lanzamiento de una nueva referencia. Mejorar la comunicación interna. Aumentar la eficacia del proceso de gestión de pedidos. Reorganizar un departamento. Probar una nueva tecnología. Instalar el nuevo sistema informático.

Los Proyectos se encuentran en el día a día de la actividad empresarial

Como empresario del sector Agroalimentario te enfrentas continuamente con la necesidad de ejecutar Proyectos.  Los proyectos, siendo algo “especial”, se encuentran en el día a día de la actividad empresarial.

Podríamos definir PROYECTO como un conjunto de actividades interrelacionadas y ejecutadas de manera coordinada que se desarrollan para alcanzar un determinado objetivo.

Es decir, un Proyecto se pone en marcha en un momento dado, para conseguir uno o varios objetivos, y finaliza (o debe finalizar) cuando estamos seguros de que esos objetivos se han conseguido, y están implantados en la actividad diaria. Un proyecto necesita de un responsable, un equipo (si es necesario), unos medios y unos plazos. Es lo que se denomina una actividad ad-hoc, es decir, con una organización provisional y una duración determinada.

Pero, siendo una de las actividades más habituales y necesarias, la Gestión de Proyectos es al mismo tiempo una de las peor ejecutadas en términos de planificación, control y obtención de resultados.

Creo que existen dos razones fundamentales para que esto sea así.

La primera es que un Proyecto rompe la rutina de trabajo habitual. Las personas, da igual que hablemos del nivel directivo o del operativo, están acostumbradas a desarrollar las tareas propias de su Proceso habitual, sea éste de Compras, de Fabricación, de Mantenimiento, de dirección de departamento o de pago de nóminas.  Los profesionales saben cuál es la actividad que tiene que realizar, dónde está el principio, dónde está el final, y cómo tiene que transformar las entradas en salidas. Un proyecto viene a romper, de alguna manera, esa rutina, ya que se trata de algo diferente, que hay que poner en marcha… y hay que gestionar.

Son muy pocas las personas, y menos en las organizaciones pequeñas/medianas, dedicadas a desarrollar Proyectos como eje central de su trabajo. Para desarrollar un Proyecto se suele asignar un responsable/equipo para que lo lleven a cabo (y por eso es algo diferente a lo que están acostumbrados) pero, además, se les exige que lo realicen… cumpliendo también con sus obligaciones habituales, lo que significa trabajo añadido. Hacer esto, y nada más que esto, es la mejor forma de asegurar el fracaso del proyecto.

La segunda razón, ligada en cierto modo a la primera, es que las personas que deben desarrollar el proyecto no disponen/no conocen la metodología para gestionarlo adecuadamente y, por tanto, para obtener el éxito esperado.

Sea pues porque los responsables de llevar el proyecto adelante lo consideran algo extraño y añadido a lo habitual, o porque simplemente no saben cómo controlarlo, muchos proyectos se ponen en marcha sin ninguna garantía de éxito y, muchísimos de ellos, simplemente mueren por inacción.

Para que un proyecto se gestione con éxito tan sólo es necesario tener en cuenta 6 pasos:

1. Aclarar el Propósito
2. Definir los Principios
3. Visualizar los resultados
4. Generar las ideas de las actividades necesarias.
5. Organizar
6. Hacer

¿Sentido común? ¡Sin duda! ¿Sencillo? ¡No!

Así que, vayamos paso a paso.

El Propósito. ¿Por qué/para qué?

El conocer el “¿por qué?” en una premisa básica para lograr más claridad y cooperación, además de un mayor desarrollo creativo. Si tú mismo y/o las personas que deben desarrollar el proyecto no tienen claro el por qué del mismo, el proyecto no tiene ninguna posibilidad de salir bien. El propósito define el éxito; se trata del punto de referencia primario a partir del cual realizaremos cualquier inversión de tiempo y energía. Aunque es puro sentido común, es evidente (y mucho más con el carácter español/latino) que no se trata de una práctica común. Nos resulta mucho más sencillo hacer, dejarnos atrapar por la forma de lo que hemos hecho, y olvidarnos de la conexión que hay entre lo que hacemos y nuestra intención real y primigenia.

Preguntarse (o aclarar) el por qué es esencial al enfrentarse a cualquier actividad profesional: ¿Cuál es el propósito de esta reunión? ¿Por qué voy a contratar a alguien? ¿Por qué voy a realizar esta reorganización? ¿Por qué debo diseñar este formulario?

El propósito genera criterios para la toma de decisiones. ¿Cuántos recursos se van a asignar al proyecto? ¿A quién se lo voy a asignar? ¿Cuánto tiempo vamos a concederle? ¡Todo esto depende del Propósito!

Además, si no hay una buena razón para hacer algo, seguramente no vale la pena hacerlo, será una pérdida de tiempo y de recursos. Por el contrario, cuando se define el Propósito real de un proyecto, clarifica de una forma definitiva el enfoque; cuando hay proyectos que comienzan a dispersarse y a difuminarse, es esencial tener a mano la respuesta a “pero, ¿qué es lo que realmente tratamos de conseguir con esto?”.

Pero, paradójicamente, al mismo tiempo que definir muy bien la razón de abordar un proyecto hace que las cosas gocen de un enfoque más preciso, también amplía las posibilidades del pensamiento creativo. El hecho de conocer el “por qué” subyacente a las cosas potencia los pensamientos sobre cómo conseguir el resultado apetecido.

Así pues, va a ser muy importante para el éxito del proyecto que dediques un tiempo a aclarar muy bien el Propósito que buscas con el mismo.

Los Principios: el marco de actuación

A la hora de dirigir un proyecto, los estándares y valores también tienen el rango de criterios principales. Aunque la gente apenas suele pensar en ellos, o lo hace muy poco, siempre están ahí, y si no los respetamos, el resultado será distracción y estrés, que se traducirán en falta de productividad.

Una buena forma de pensar en cuáles son tus Principios es completar la siguiente frase: “Les daré carta blanca para la ejecución del proyecto siempre y cuando….” ¿Qué? ¿Qué políticas, implícitas o explícitas, deberán cumplirse durante las actividades propias del proyecto? “¿Siempre y cuando respeten el presupuesto?” “¿Satisfagan al cliente?” “¿Aseguren un buen ambiente en el equipo?” “¿Promuevan una imagen positiva?”.

El hecho de que otras personas se comporten o admitan comportamientos no acordes con tus estándares puede ser un importante motivo de falta de alineamiento y estrés. Clarificar los Principios es importante para aunar energías y prevenir conflictos innecesarios.

Otra excelente razón para centrarse en los Principios comunes es que proporciona claridad y un buen punto de referencia para desarrollar una conducta positiva. ¿Cómo quieres o necesitas que se desarrolle este proyecto para asegurarse el éxito? ¿Cómo deben actuar para dar lo mejor de sí mismos?

Mientras que establecer el Propósito proporciona la fuerza y la dirección, los Principios comunes definen los parámetros de acción y los criterios para la óptima realización del proyecto.

Por el momento vamos a dejarlo aquí. En una siguiente entrada continuaremos desarrollando los elementos esenciales para una correcta Gestión de Proyectos. Sin embargo, puedes encontrar un caso real de todo lo anterior en un proyecto muy especial para mí, que fue nada menos que el Proyecto de puesta en marcha de mi primera empresa, Vega Mayor. El Propósito y los Principios de aquel maravilloso Proyecto están en este mismo blog, en sus correspondientes links. ¡Que los disfrutes!

Imagen: Pixabay.com