Sin unas normas claras, la comunicación puede convertirse en un asesino de la productividad.

Los mensajes se ignoran, las decisiones se retrasan y el cansancio aumenta.

Si quieres construir un equipo eficaz y eficiente, debes establecer reglas compartidas sobre cómo, cuándo y dónde debe canalizarse la información.

Aquí te muestro cómo empezar a hacerlo.

Clarifica las expectativas de respuesta. Las personas a menudo entienden mal la urgencia. Unos responden instantáneamente a correos electrónicos poco relevantes mientras otros se olvidan de mensajes críticos durante días. Debes establecer expectativas de referencia. ¿Con qué rapidez debe responderse a un mensaje de WhatsApp o a un correo electrónico? ¿Qué se considera urgente? También debes establecer límites fuera de horario de trabajo. Utilizad funciones como “enviar más tarde” o establece “horarios libres de mensajes” para que nadie se sienta presionado a estar conectado 24/7.

Establece herramientas específicas para comunicaciones específicas. Define canales según el propósito. Por ejemplo, WhatsApp para preguntas rápidas, e-mail para comunicaciones formales, documentos compartidos para seguimiento de proyectos. Sin una definición clara, las personas aplicarán sus hábitos o preferencias personales, generando ruido y pérdidas de información.

Haz que la lectura sea con el menor esfuerzo. Asume que los lectores son perezosos por defecto. Céntrate en los puntos clave, elimina palabras innecesarias y usa un formato claro. Los mensajes cortos con frecuencia obtienen mejores respuestas (aunque no debe confundirse brevedad con inconcreción). Establece modelos de comunicación concisa y revisa las normas para que la claridad, y no la longitud o la formalidad, se convierta en el estándar.