Cuando alguien propone celebrar una reunión, la respuesta inmediata más frecuente suele ser: “¿Dónde podemos encontrar una sala libre?”. En su lugar, es mejor que preguntes “¿Por qué?” Si no es por una buena razón o si podemos conseguir el mismo o mejor resultado de otra forma, no busques una sala.
Hoy reflexionamos sobre las Malditas Reuniones.
La buena noticia es que todos sabemos que las reuniones son agujeros negros consumidores de tiempo en la vida empresarial. La mala noticia es que las reuniones SON agujeros negros consumidores de tiempo en la vida empresarial.
Para empezar, todos sabemos que en relación con las reuniones existen una serie de problemas enquistados (o enquistables):
- La mayoría de las reuniones comienzan tarde y terminan tarde. “¿Estás hablando de tiempo real o de una reunión?”
- Falta de puntualidad. “Esperemos un poco para no tener que repetir el principio”.
- Entradas y salidas de asistentes.
- Interrupciones, móviles, ordenadores respondiendo a emails…
En resumen, un manto degradante sobre la importancia del tema que se está tratando.
La solución es celebrar reuniones necesarias, breves, sustanciosas e interesantes. En suma: reuniones bien gestionadas.
Pero empecemos por el principio, es decir, asegurarse de que la reunión tiene sentido. ¿Qué es lo que las reuniones deberían conseguir (¿cuáles son los resultados deseados)?
Existen 7 razones por las que sí debería celebrarse una reunión.
- Tomar decisiones sobre un asunto de gestión común. Debido a las diferencias de criterios y puntos de vista consideramos el debate “en vivo” más adecuado que el email o el teléfono. Pero deberían generarse DECISIONES tomadas.
- Generar consenso. Hay momentos en los que un grupo tiene que apoyar una iniciativa u objetivo. En muchas ocasiones, la mejor forma de hacerlo es poner a todos los actores juntos.
- Resolución de conflictos y negociación. Hay desacuerdos sobre alternativas u objetivos con varias personas en las diferentes posiciones.
- Asegurar un mensaje uniforme. Hablamos de mensajes sobre temas relevantes (nuevas políticas, sistemas de compensación, acciones legales, etc.) con el objetivo de evitar distorsiones en el mensaje inicial.
- Proporcionar reconocimiento público, como un honor para el receptor
- Intercambio de conocimiento, por ejemplo, reuniones iniciales de principio de turno, o intercambios de turno. (hablamos de Conocimiento, no de intercambio de información, que es mejor entregarla por escrito sin necesidad de conversación o explicación)
- Por imagen, relaciones públicas y oportunidades simbólicas. El CEO dirigiéndose a las “tropas” y aceptando preguntas, visita de clientes, entidades oficiales que se dirigen a los empleados (hablamos de motivación o de acceso a la información especial).
A menos que necesites ideas, comentarios, debate o toma de decisiones, no celebres reuniones. Olvida las sesiones de mero intercambio de información, que puede realizarse por otros medios mucho más eficientes.
Seguiremos dedicando una serie de episodios de las Reflexiones Mañaneras a las “malditas reuniones” o mejor, a cómo realizar reuniones bien gestionadas.
