Los directivos excelentes llevan la “iniciativa comunicativa”, en el sentido de que no se sientan a esperar a ser contactados, porque, inevitablemente, dicho contacto ocurre sólo después de que algo negativo ya ha sucedido.
La excelencia en la comunicación y en las habilidades interpersonales se basa en cuatro cualidades centrales:
- Leer con comprensión. Debes ser capaz de leer un informe, la carta de un cliente, un procedimiento o un correo electrónico y comprender más allá de lo que simplemente dicen las palabras. Debes ser capaz de interpretar la intención y los asuntos «entre líneas».
Sugerencia para mejorar: Lee ampliamente y compara lo que has leído con alguien más que haya leído el mismo material. Intenta reconocer las diferentes percepciones y trata de desarrollar la capacidad de interpretar el material de una manera más allá de lo que es tu manera tradicional.
- Escribir con expresión. Debes ser capaz de escribir informes, mensajes y cartas breves, concisos e interesantes, para que su significado se transmita con claridad y el lector encuentre el material de interés.
Para mejorar te sugiero que reduzcas lo que escribes hasta en un 50 por ciento y luego entrégaselo a alguien para testar lo que entiende. Mantén las cartas e informes para clientes en una sola página. Y el correo electrónico, en dos párrafos como máximo.
- Hablar con influencia. Cuando te dirijas a un grupo, en una reunión o a unas pocas personas en el pasillo, debes dominar el vocabulario, la analogía, la metáfora y el uso del lenguaje.
Para avanzar te recomiendo que siempre que leas una palabra que no conozcas, escríbela y búscala más tarde. Añade la palabra y su definición a una lista preparada que guardes en tu ordenador o en un lugar accesible. Al cabo de unos meses, tu vocabulario y su uso habrán mejorado enormemente.
- Escuchar con perspicacia. La mayoría de los directivos no pueden escuchar porque están demasiado ocupados hablando. No sólo debes permitir que los demás hablen, sino que debes interpretar activamente lo que están diciendo. Tome notas, pero no interrumpas. Demuestra que es un oyente empático.
Mi acción sugerida: Espera hasta que haya un silencio demostrable de 2 segundos antes de responder a alguien, ya sea en persona o por teléfono. Cuenta «mil uno, mil dos» y luego responde. Si dicen: «¿Sigues ahí?» o «¿Estás conmigo?», simplemente responde que estabas pensando en lo que habían dicho.
