A menos que necesites ideas, comentarios, debate o toma de decisiones, no celebres reuniones. Olvida las sesiones de mero intercambio de información, que puede realizarse por otros medios mucho más eficientes.
Hoy te planteo “La Prueba del Algodón” de las reuniones.
Hoy vamos a empezar por el final, es decir, afirmando cuándo las reuniones NO tienen sentido.
Las reuniones NO deberían celebrarse:
- Porque están programadas y siempre han estado ahí.
- No celebres una reunión para intercambiar información. La información se envía por otros medios y la gente se la estudia. Punto.
- Como una excusa para discutir y no tomar decisiones.
- Porque un directivo lo ordena. ¿Te suena esta frase, a modo de ejemplo? “Cread un grupo de trabajo sobre existencias” Porque a mí, sí. Y mucho.
- Cuando la gente se encuentra perdida y siente que “estar juntos” les ayudará de alguna manera.
- Y, por supuesto, una reunión no debe celebrarse como símbolo del estatus de los asistentes de un cierto rango (por ejemplo, las llamadas “reuniones de dirección” que sólo sirven para que los integrantes “presenten respetos” (justifiquen resultados) ante la Dirección General.
Como vimos con detalle en el episodio anterior, son 7 las razones por las que las reuniones SÍ tienen sentido:
- Tomar decisiones sobre un asunto de gestión común.
- Generar consenso.
- Resolución de conflictos y negociación.
- Asegurar un mensaje uniforme.
- Proporcionar reconocimiento público.
- Intercambio de conocimiento (no de “información”).
- Por imagen, relaciones públicas y oportunidades simbólicas.
Y ahora, mi prometida “prueba del algodón” para las reuniones periódicas.
Ante las reuniones periódicas previamente establecidas, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el origen de esta reunión, y es todavía aplicable?
- ¿Cumple con alguno de los objetivos anteriores?
- ¿Es la mejor forma de alcanzar ese objetivo?
- ¿Cuál sería la consecuencia negativa de terminar con estas reuniones?
Aplica esta prueba a todas tus reuniones periódicas cada trimestre, o como mucho cada 6 meses… y actúa en consecuencia. Si no lo haces, seguirás lanzando muchos euros por el desagüe.
