Al margen de encuentros esporádicos y conversaciones casuales en los pasillos, la comunicación debería ser planeada para que estuviera libre de interferencias ambientales todo lo posible.
Hoy, hablando de Comunicación: Cómo prevenir las interferencias ambientales.
Efectivamente, si no se trata de encuentros ocasionales y conversaciones irrelevantes, deberíamos evitar las interferencias ambientales todo lo posible a la hora de comunicarnos con otros.
Solemos aplicar bastante bien esta regla en las reuniones formales, para las que elegimos salas de reuniones cerradas, cerramos las cortinas, acomodamos las sillas para una interacción óptima, etc. Sin embargo, apenas lo planeamos así cuando se trata de encuentros uno-a-uno o en el caso de grupos pequeños o informales.
Veamos algunos lugares totalmente inapropiados para una comunicación profesional debido a las interferencias ambientales.
Restaurantes y cafeterías
Comer entre cubiertos y servilletas mientras somos interrumpidos por el camarero, por otros comensales y junto a las “animadas” mesas de al lado, sólo es asumible para conversaciones superficiales con familia o amigos. A pesar de que mucha gente adora “cerrar acuerdos” y “confrontar problemas” en un restaurante, ya no les gusta tanto cuando el acuerdo no era exactamente el que ellos pensaban o los problemas no han desaparecido.
Pasillos y aparcamientos
Las áreas de mucho movimiento presentan dos problemas. El primero son las interrupciones obvias de otras personas que se paran para decir “Hola” o para saber “cómo van las cosas”. El segundo es que esa visibilidad puede generar chismes y rumores, especialmente si la conversación que está teniendo lugar es animada o incluso “acalorada”. Todo esto puede generar tanto conversaciones artificialmente tranquilas como reacciones exageradas.
La mejor forma de evitar las interferencias ambientales es tener una conversación privada en la que todos los participantes estén confortables, centrados en los demás y comprometidos con la comunicación. Colocar unas sillas alrededor de la mesa, silenciar el teléfono y las notificaciones, y establecer un contacto visual firme permitirá el “aislamiento” del entorno tanto a ti como a tu(s) colega(s).
Si tienes que encontrarte con alguien de forma rápida o si surge una conversación inesperada e importante, busca un espacio tranquilo, incluso si eso significa ir a una mesa en la cantina desierta, ocupar la oficina de alguien que está fuera, o en un rincón del archivo.
La habilidad para establecer comunicaciones rápidas y precisas en el primer contacto es uno de los mayores ahorradores de tiempo y de mejora de la productividad a disposición de un directivo.
