Todo proceso de Compras comienza con la Selección del Proveedor:
Vamos a verlo al detalle, para lo cual te recomiendo que… ¡le des al play para ver el vídeo 👆👆!
Necesidad
La organización genera una necesidad de compra de un nuevo producto o servicio. Las fuentes más habituales de generación de esa necesidad son:
- El proceso de Desarrollo de Nuevos Productos.
- Un proyecto de innovación o de mejora.
Es conveniente que esa nueva necesidad quede definida lo mejor posible en un documento.
Búsqueda del posible proveedor
Se trata de un proceso de captación en el mercado de posibles proveedores para ese producto o servicio, de lo que se ocupa el departamento responsable.
Comprobar la idoneidad del producto/servicio.
El proveedor/proveedores nos envían muestras de sus productos o definiciones de sus servicios, y antes de seguir con el proceso deben ser valorados por quien definió la necesidad para ver si, efectivamente, ese producto/servicio puede cubrir con dicha necesidad.
Especificaciones
Las especificaciones de compra definen las características concretas y medibles que deben cumplir los productos/servicios a comprar.
Es muy habitual que al hablar de materias primas procedentes del sector primario (agricultura, ganadería o pesca) sea la propia organización quien elabore las especificaciones del producto que necesita comprar.
Cuando se trata de un servicio o de un producto ya manufacturado por una industria (una máquina, un ingrediente, un envase, etc), el proveedor nos suministre sus propias especificaciones.
Evaluación del proveedor (productos)
Se trata de averiguar si el proveedor va a ser capaz:
- de suministrarnos el producto a comprar de acuerdo con los requisitos establecidos (especificaciones);
- cumpliendo con criterios de seguridad alimentaria, y
- en las cantidades y plazos necesarios (capacidad de su proceso).
Es el momento también de averiguar otros tipos de desempeño exigible al proveedor, como sus prácticas medioambientales, de seguridad laboral en relación a sus empleados, o de Responsabilidad Social Empresarial en general. ¡Hay que evitar sorpresas posteriores!
Este tipo de “averiguaciones” se realizan a través de envío de cuestionarios de evaluación, la realización de auditorías al proveedor, o ambas, una tarea que, en el sector agroalimentario, la realiza habitualmente el Departamento de Calidad.
Acordar condiciones
Es el momento de cerrar los acuerdos contractuales sobre las condiciones a las que se realizará el suministro del producto o servicio: aceptación de especificaciones, condiciones de fabricación o de prestación del servicio, cantidades, frecuencias, condiciones de pedido y envío, precio, etc.
Cualificación del proveedor
Con todo lo anterior ya estaremos en condiciones de cualificar al proveedor, es decir, de aprobar que sea él, y no otro, quien nos suministre el producto o servicio durante el periodo de tempo establecido.
Comunicación y seguimiento. Recualificación
Una vez puesto en marcha el suministro, se abre la etapa de comunicación y seguimiento del proveedor.
Cuando el periodo de suministro establecido haya terminado, cada proveedor será sometido a evaluación de su desempeño (calidad de producto/servicio entregados, resultados de controles, reclamaciones, fallos en el suministro, evolución de su sistema de fabricación, relaciones administrativas, etc.), reactivando o suspendiendo la cualificación según corresponda.
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