Una vez que hemos valorado que la reunión que vamos a celebrar tiene sentido y que hemos preparado una agenda orientada a resultados, vamos a ver algunas técnicas que te puedan ser útiles para que las reuniones no se te vayan de las manos.
Hoy hablamos de Dirigir reuniones (… en lugar de que las reuniones te dirijan a ti).
Es evidente que una parte esencial para que una reunión esté bien gestionada es el propio desarrollo de la sesión.
Para dirigir bien una reunión deberás desarrollar firmeza en el planteamiento y un cierto grado de disciplina.
Aquí tienes algunos consejos para que las reuniones no se te vayan de las manos.
1.- Distribuye la agenda y la asignación de cualquier trabajo previo a la sesión con suficiente antelación.
2.- Llama (o haz que un asistente llame) a cada participante un día antes y recuérdales las horas, el lugar y las necesidades para la sesión.
- Medios audiovisuales.
- Agua, refrigerios.
- Teléfonos desconectados y otras normas pertinentes, etc.
3.- Inicia la reunión a la hora prevista (olvida el consabido “5 minutos de cortesía”. La cortesía es con los asistentes puntuales empezando la reunión a su hora). Siempre que una persona llegue tarde, en la primera pausa adecuada de la discusión, pregúntale públicamente por qué llegó tarde y, a menos que se proporcione una causa verdaderamente importante o una brillante mentira, dile que esto no será tolerado en el futuro y… que esperas que averigüen lo que se perdieron.
4.- Reduce al mínimo los comentarios introductorios (esto no es un discurso ni una conferencia, es una reunión), aunque un poco de humor nunca está de más si se te da bien.
5.- Revisa la agenda rápidamente, pregunta si hay alguna pregunta o inquietud y pasa al primer punto.
6.- Y, por supuesto, prohibido entrar y salir (visitar el aseo lleva 5 min, no 50), el uso de teléfonos, ordenadores más allá de lo necesario, etc.
En el próximo episodio te daré algunas técnicas sutiles para gestionar reuniones realmente poderosas. ¡No te lo pierdas!
