Tener capacidad de comunicación supone favorecer el intercambio y transmisión adecuada de información con la intención de provocar el efecto deseado en la otra parte.

La clave es comunicar y/o convencer a los demás, puesto que se basa en el deseo de tener un impacto específico en sus interlocutores que tienen sus propios objetivos, o causar una impresión determinada o provocar una actuación concreta cuando se persigue un objetivo. Pero es mucho más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad?

La comunicación es un proceso simple sustentado en bases complejas.

Como puedes ver en la figura , yo quiero decir algo y entonces lo traduzco a un discurso concreto. Tú lo escuchas y lo traduces (lo entiendes), quieres decir algo como respuesta y lo dices. Yo lo escucho y lo entiendo.

El “querer decir” y el “entender” son procesos cognitivos, que requieren traducción, análisis y evaluación. El “decir” y el “escuchar” son funciones mecánicas, sujetas al entorno que nos rodea.

El problema es que cada uno de nosotros tiene su propio conjunto de antecedentes, valores, creencias, educación, entorno social y una gran cantidad de otras experiencias que son únicas para cada cual. La probabilidad de que esos factores sean idénticos para ambos interlocutores es, efectivamente, cero, y cuantos más comunicantes haya en el círculo, mayores diferencias. De forma consciente o inconsciente, usamos estos factores como “filtros” para ayudarnos a descifrar y evaluar lo que “entendemos” y lo que “queremos decir”. Normalmente asumimos que la otra persona puede aplicar filtros similares para crear significados similares. Y casi siempre, estamos equivocados.

También hay interferencias ambientales causadas por distracciones, ruidos, otras personas… o por la cultura (p.e. “No te quedes ahí hablando, ¡haz algo!”). Todos llevamos también nuestras propias “agendas” al trabajo, que van desde preguntarnos si el coche ya estará reparado y cuánto costará, hasta la percepción de que esa otra persona ha conseguido un reconocimiento injustificado por uno de tus proyectos. Más que desanimarnos por lo frecuentemente que nos comunicamos mal, deberíamos sorprendernos de que… ¡nos podamos entender unos a otros en tales circunstancias!

La comunicación está relacionada casi con cada actividad que desarrolla un directivo o un manager, por lo que una mejora en ella supone mejora en todos los ámbitos de su trabajo. A menudo, podemos resolver una gran variedad de malos resultados poniendo más atención a las habilidades de comunicación fundamentales.