Muchas reuniones no tienen agenda, y eso es fatal. No asistas a ninguna reunión en la que, previamente, no se haya facilitado una agenda y un horario.
Pero tampoco es mucho más eficiente cuando elaboramos agendas que no van más allá de una “lista de tareas”.
Hoy, hablando de reuniones: La perniciosa agenda orientada a tareas.
Con demasiada frecuencia celebramos reuniones sin una agenda predeterminada. “Vamos a reunirnos para ver el tema ‘tal’” es una de las frases más frecuentes en nuestras empresas, y eso es fatal. No hay garantía, e incluso probabilidad, de que se consiga algo meritorio en un determinado plazo de tiempo.
Pero tan habitual como lo anterior es elaborar agendas que, si bien delimitan una hora de comienzo y de final de la reunión, no dejan de ser una mera lista de “tareas” e incluso de temas que no necesitan del tiempo dedicado a una reunión, con X personas presentes, para abordarlos, como es la tan frecuente y perniciosa “transmisión de información”.
Veamos un ejemplo de una agenda orientada a tareas y los aspectos más significativos de su falta de eficiencia.
(Ver vídeo)
Lo anterior parece una bonita y concisa agenda, pero en realidad se trata de un pernicioso “asesino de tiempo” que tan sólo garantiza una sola acción: tener otra reunión. De hecho, esto es lo que la mayoría de las reuniones rutinarias consiguen: establecer la siguiente reunión.
La razón principal es que esta agenda es una mera lista secuencial de actividades.
La solución, que no es otra que una agenda orientada a RESULTADOS, te la mostraré en el próximo episodio de las Reflexiones Mañaneras.
