Las reuniones no van de cortesía a toda costa, sino de alcanzar objetivos. Independientemente del equipo, la empresa o el sector, durante las reuniones puede ponerse de manifiesto algunos comportamientos que suelen reducir drásticamente su eficacia e incluso hacer descarrilar el buen funcionamiento de éstas.
En nuestro último episodio sobre Reuniones: TRES TÉCNICAS SUTILES para reuniones poderosas.
1.- Detener a los acaparadores de carretera.
Algunas personas tienden a dominar una reunión porque son ruidosas, obstinadas, confiadas o simplemente insensibles. Tienen que comentar sobre cada posición y problema, incluida la pausa para el refrigerio, y pueden causar un retraso tremendo porque nadie puede “adelantarlos”.
Si alguien está ocupando toda la carretera, dile cortésmente a esa persona que “cambie de carril” y que “deje pasar” a los demás.
Después de las primeras dos o tres interrupciones o largas diatribas, intervén y di: “Juan, agradezco tus aportes, pero tengo que escuchar a los demás. Tu posición es clara y puedes verme después de la reunión, pero démosle a todos una oportunidad mientras estemos juntos».
2.- Poner fin a las discusiones circulares.
Justo cuando piensas que un punto ha sido debatido a fondo o que se ha llegado a una decisión definitiva, alguien vuelve al punto de partida y comienza a debatir un terreno bien pisado.
Puedes prevenir que esto ocurra registrando públicamente (a la vista de todos) el avance de la sesión con las decisiones que se van tomando.
Y debes detener los intentos de replanteamientos de algo ya decidido con un sencillo “No vamos a volver atrás y reabrir el asunto”.
3.- Mejor “guerras calientes” en la reunión que “guerras frías” en los pasillos.
Las diferencias de puntos de vista se solucionan en la propia reunión. Fomenta la sinceridad, la objetividad y el respeto a todas las opiniones.
Deja claro que las decisiones se aplicarán, a no ser que se reciba información relevante posterior. Y no permitas el ninguneo, la disidencia o el uso inapropiado de información.
A poco que seas constante y mínimamente disciplinado, aplicando estas tres sencillas técnicas mejorarás sustancialmente la calidad y la eficiencia de tus reuniones.
