Recientemente, un profesional de nuestro sector se puso en contacto conmigo para solicitarme información para el desarrollo de un Departamento de Compras en una empresa agroalimentaria.

También me preguntaba si había escrito algún post al respecto, le dije que no, y le prometí escribir uno lo antes posible.

Así que, vamos a desgranar la interioridad para un despliegue profesional de la Función Compras en una Pyme agroalimentaria.

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Once upon a time in a small company…

El responsable de comprar las lechugas necesarias para el procesado y posterior comercialización era aficionado a fumar puros Farias.

Su “Proceso de Compras” consistía en quedar en algún bar de la localidad en cuestión con alguno de sus agricultores conocidos, preguntarle si tenía buenas lechugas para cubrir las necesidades del mes siguiente, y a qué precio se las ponía. Después de un par de cafés, cerraban el trato con un apretón de manos… y a esperar a que las lechugas fueran llegando a la fábrica en la cantidad y secuencias pactadas.

Otra cosa sería comprobar si, efectivamente, “estaban buenas”, si llegaban a tiempo, si la cantidad era la necesaria, etc..

Cuando el responsable de Calidad de aquella empresa le dijo que había que empezar a implantar en su actividad una sistemática predefinida de actuación basada en los criterios de la norma ISO 9000 (1991), el de Compras le dijo: “Tú métete en tu laboratorio, y déjame comprar a mi, que soy quien sabe de eso”.

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Mucho ha llovido desde entonces, mucho han cambiado las cosas en nuestras empresas (o deberían haber cambiado), pero la esencia de la compra sigue siendo la misma:

1. Tenemos una necesidad.
2. Hay que encontrar un proveedor fiable que nos suministre lo que necesitamos, y cerrar un acuerdo con él (cantidades, calidades, suministro, precio).
3. Y poner en marcha el sistema para que esos productos/materiales/servicios se pongan a disposición de la empresa en las condiciones estipuladas.

Aunque, lógicamente, llevar todo ese proceso adelante de una manera profesionalizada dista mucho de lo que hacía mi antiguo compañero fumador-de-Farias.

No voy a entrar en los requisitos de las normas (ISO 9001-2015 o IFS V6.1), ya que están disponibles para lectura para quien esté interesado, sino que hablaré en los términos más sencillos y prácticos que sea capaz, centrado en las necesidades más habituales de las empresas de nuestro sector, y basado en mi propia experiencia. A partir de ahí sólo será cuestión de afinar estos contenidos a las características particulares de cada situación o a los requisitos de la norma a la que queramos llegar.

¿Qué necesitamos comprar en una Pyme agroalimentaria?

Esto puede variar, lógicamente, dependiendo de cada situación. Y también hay que decir que en una empresa hay que comprar «muchas cosas».

Pero si nos circunscribimos a aquello que afecta o puede afectar directa o indirectamente a nuestro producto, podríamos decir que lo que necesitamos comprar (sin pretender ser exhaustivo) suele ser, por ejemplo:

A) PRODUCTOS relacionados con nuestro producto

• Materias primas.
• Ingredientes que forman parte del producto.
• Envases y embalajes.
• Otros materiales que forman parte del producto.
• Productos fabricados por proveedores externos, en parte o totalmente, que entregan al cliente en nombre de la organización (Productos de fabricación subcontratada).

B) MAQUINARIA E INSTALACIONES , y sus servicios asociados

• Maquinaria de fabricación.
• Instalaciones de fabricación: electricidad, agua, gas, sistemas de refrigeración, etc.
• Servicios de mantenimiento externos.
• Gremios (albañilería, fontanería, compresores de aire, compresores frigoríficos, etc.)

C) CONSUMIBLES Y HERRAMIENTAS

• Consumibles de fabricación.
• Herramientas de fabricación.
• Productos de limpieza y desinfección.
• Vestimenta.
• Equipos de Protección Individual (EPI’s).
• Materiales de control y laboratorio.

D) SERVICIOS

• Control de plagas.
• Calibración.
• De limpieza y desinfección.
• De transporte.
• Otros.

La responsabilidad de llevar adelante el proceso de compra para cada uno de estos productos o servicios dependerá de cada organización, pero suele ser muy habitual que:

1. Los PRODUCTOS sean responsabilidad del Departamento de Compras propiamente dicho.
2. La MAQUINARIA E INSTALACIONES estén bajo la responsabilidad el Departamento de Mantenimiento/Producción.
3. Los CONSUMIBLES y HERRAMIENTAS sean gestionados por Compras, por Producción, e incluso por Calidad.
4. Los SERVICIOS  se distribuyen de acuerdo con su naturaleza.

¿Qué es desplegar el proceso de Compras en una empresa agroalimentaria?

Cuando hablamos de comprar un producto o un servicio debemos distinguir dos procesos distintos:

1. El conocido como Compras propiamente dicho, que lo podríamos resumir así:

2. Lo que se conoce por Aprovisionamientos/Suministros, que sería de esta forma:

El proceso de Compras en detalle

Necesidad

La organización genera una necesidad de compra de un nuevo producto o servicio. Las fuentes más habituales de generación de esa necesidad son:

1. El proceso de Desarrollo de Nuevos Productos.
2. Un proyecto de innovación o de mejora.

Es conveniente que esa nueva necesidad quede definida lo mejor posible en un documento.

Búsqueda del posible proveedor

Se trata de un proceso de captación en el mercado de posibles proveedores para ese producto o servicio, de lo que se ocupa el departamento responsable.

Comprobar la idoneidad del producto/servicio.

El proveedor/proveedores nos envían muestras de sus productos o definiciones de sus servicios, y antes de seguir con el proceso deben ser valorados por quien definió la necesidad para ver si, efectivamente, ese producto/servicio puede cubrir con dicha necesidad.

Especificaciones

Las especificaciones de compra definen las características concretas y medibles que deben cumplir los productos/servicios a comprar.

Es muy habitual que al hablar de materias primas procedentes del sector primario (agricultura, ganadería o pesca) sea la propia organización quien elabore las especificaciones del producto que necesita comprar.

Cuando se trata de un servicio o de un producto ya manufacturado por una industria (una máquina, un ingrediente, un envase, etc), el proveedor nos suministre sus propias especificaciones.

Evaluación del proveedor (productos)

Se trata de averiguar si el proveedor va a ser capaz:

1. de suministrarnos el producto a comprar de acuerdo con los requisitos establecidos (especificaciones);
2. cumpliendo con criterios de seguridad alimentaria, y
3. en las cantidades y plazos necesarios (capacidad de su proceso).

Es el momento también de averiguar otros tipos de desempeño exigible al proveedor, como sus prácticas medioambientales, de seguridad laboral en relación a sus empleados, o de Responsabilidad Social Empresarial en general. ¡Hay que evitar sorpresas posteriores!

Este tipo de “averiguaciones” se realizan a través de envío de cuestionarios de evaluación, la realización de auditorías al proveedor, o ambas, una tarea que, en el sector agroalimentario, la realiza habitualmente el Departamento de Calidad.

Acordar condiciones

Es el momento de cerrar los acuerdos contractuales sobre las condiciones a las que se realizará el suministro del producto o servicio: aceptación de especificaciones, condiciones de fabricación o de prestación del servicio, cantidades, frecuencias, condiciones de pedido y envío, precio, etc.

Cualificación del proveedor

Con todo lo anterior ya estaremos en condiciones de cualificar al proveedor, es decir, de aprobar que sea él, y no otro, quien nos suministre el producto o servicio durante el periodo de tempo establecido.

Comunicación y seguimiento. Recualificación

Una vez puesto en marcha el suministro, se abre la etapa de comunicación y seguimiento del proveedor.

Cuando el periodo de suministro establecido haya terminado, cada proveedor será sometido a evaluación de su desempeño (calidad de producto/servicio entregados, resultados de controles, reclamaciones, fallos en el suministro, evolución de su sistema de fabricación, relaciones administrativas, etc.), reactivando o suspendiendo la cualificación según corresponda.

El proceso de Aprovisionamiento/Suministro al detalle

Necesidades/planificación/existencias/pedidos

Nuestra organización debe establecer un sistema para determinar las necesidades de suministro del producto/servicio, la valoración de las existencias de almacén, y establecer el plan de suministro y de pedidos al proveedor.

Recepción y control

Que no es otra cosa que:

1. recepcionar adecuadamente los materiales/prestadores del servicio;
2. controlar sus características en función de las especificaciones acordadas, y
3. emitir la documentación y comunicación pertinente.

Almacenamiento

En el caso de productos, se procede a su almacenamiento adecuado (temperatura, condiciones de inocuidad, condiciones de seguridad, etc.), al tiempo que se identifica convenientemente: origen, trazabilidad, estado de inspección, etc.

Documentación y Procedimientos

El proceso de Compras y Aprovisionamientos es un gran generador de documentación, y también es muy conveniente que existan procedimientos de actuación documentados para las actividades críticas, en los que se defina qué, quién, cuándo, dónde y cómo realizarlas (especificaciones de compras, autoridad para las actuaciones y decisiones, contratos/acuerdos, cuestionarios/auditorías de evaluación, control de recepción, indicadores de seguimiento, etc.)

La importancia de la función Compras

Sin duda, esta actividad es una de las más relevantes a la hora de definir y controlar las actuaciones en nuestras Pymes agroalimentarias.

De una buena o deficiente ejecución de las compras dependen muchos de los resultados de nuestra organización, en términos de características de nuestros productos (y su impacto en el mercado), de servicio al cliente, de resultados económicos (ahí se juega gran parte de nuestro presupuesto) y un largo etcétera. Sin duda de una buena gestión de las Compras depende, incluso, el propio futuro de nuestra empresa.

Lo cual no quiere decir, ni mucho menos, que tenga que ser una actividad a desarrollar directamente por el empresario.

Como puedes ver, es cuestión de estructurarlo adecuadamente, de desplegarlo de forma profesional y, finalmente, como tantas otras cosas en la empresa, de delegarlo en las personas adecuadas.