proceso de desarrollo

Por José María Garrido Juango

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Hoy en día ya nadie duda de que la Innovación, y el desarrollo de nuevos productos como parte esencial de la misma, es estratégica para el futuro de cualquier empresa agroalimentaria.

Sea cual sea tu posición en el mercado, y más si quieres aspirar a ser el líder de tu segmento, tus clientes y el desempeño de tu competencia te obligan a ser innovador en materia de productos.

En relación a los productos, necesitas que éstos sean:

  • de alta calidad.
  • necesarios y adaptados al consumidor.
  • que aporten novedades, alguna de ella de ruptura que te diferencien y te hagan imprescindible.
  • que generen resultados de forma rápida al cliente y a las cadenas de distribución.

Ya hemos quedado en la entrada anterior que el Desarrollo de Nuevos Productos es un PROCESO complejo, que incluye unos elementos repetitivos que pueden procedimentarse y sistematizarse, y otros que son propios de cada proyecto, no repetitivos, y que deben ser analizados y gestionados ad-hoc.

Decíamos que las razones principales por las que este proceso no funciona en tu organización posiblemente serían:

  1. Inadecuada definición de la demanda.
  2. Falta de rigor en la decisión de lanzamiento y el seguimiento posterior.
  3. No se aborda con co-responsabilidad y espíritu de equipo auténtico porque tus responsables no lo consideran parte inherente a su trabajo.

También quedamos en que ibas a necesitar una metodología para sistematizar este proceso, y… ¡para eso estamos aquí hoy!

Vamos pues a ello.

 

El Desarrollo de Nuevos Productos como proceso

proceso general
El proceso de desarrollo en el Mapa de Procesos

A partir de las necesidades del cliente se pone en marcha el proceso de desarrollo, que en el caso de las empresas agroalimentarias afecta fundamentalmente a las materias primas y a producción. De ahí se generarán los productos resultantes que, entonces sí, impactarán en el cliente.

Un buen proceso de Desarrollo de Nuevos Productos debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • Eficacia: productos fiables, de calidad, seguros, fabricables, controlables, rentables, y con las características definidas en los “requisitos preliminares” (o sea, lo que el cliente ha pedido o necesita).
  • Eficiencia: cumpliendo plazos previstos de lanzamiento, con los menores costes de desarrollo posibles.
  • Debe haber un coordinador de cada proyecto, pero los resultados no pueden depender (…ni deben depender) exclusivamente de él.
  • Debe basarse en la utilización racional de los medios humanos y técnicos disponibles.
  • Debe aprovecha las sinergias y el conocimiento del conjunto de la organización, que está en manos (o mejor, en las cabezas) de diferentes personas.
  • La correcta coordinación de cada proyecto, la aplicación del concepto de Cliente Interno, y la implicación de los diferentes actores, son la base del éxito de este esquema de trabajo.

El proceso de Desarrollo de Nuevos Productos es un claro exponente de la calidad del TRABAJO EN EQUIPO de tu organización

Nos ocuparemos hoy, entonces, de lo que hay dentro de ese cajón amarillo con letras rojas.

 

El proceso de Desarrollo de Nuevos Productos al detalle

proceso de desarrollo
El Proceso de Desarrollo al detalle

Como puedes ver, el proceso empieza y termina con el Cliente.

Vamos a ver una serie de definiciones que aclaren el diagrama anterior.

Desarrollo de Producto

Se entiende por Desarrollo de Producto

  • al conjunto de etapas
  • que deben ser llevadas a cabo para concretar la necesidad,
  • expresada bien por el cliente (mediante unas especificaciones o no) bien por el departamento Comercial/Marketing,
  • con un producto que dé satisfacción plena a esa necesidad, a un precio aceptable y que produzca a la empresa una adecuada rentabilidad de su inversión.

El desarrollo se expresa en su fase final a través de unas especificaciones que definen un producto realizable, verificable y controlable en las condiciones propuestas de producción, distribución y venta.

Estudio

Es el conjunto de actividades que tienden a definir el perfil del futuro producto. Como vimos en la entrada anterior,  un Estudio de calidad debe incluir, al menos:

  • El conocimiento de los productos y las actuaciones de la competencia.
  • Contactos comerciales y técnicos con los clientes potenciales; conocimiento de sus necesidades en cuanto a producto, servicio, operaciones, etc.
  • La evaluación del valor que el nuevo producto aportará al cliente/consumidor.
  • La justificación de en qué medida el nuevo producto está alineado con la estrategia de la empresa.
  • Las razones por las que el producto reforzará el posicionamiento de la empresa o la marca.
  • Colaboración previa entre técnicos y comerciales para conocer la viabilidad de su desarrollo.

El Estudio debe ser realizado por las personas de la organización más cercanas al cliente/mercado, o sea, Comercial/Marketing.

Informe preliminar (IP)

Es el documento que concreta de forma lo más objetiva y detallada posible la Demanda de Desarrollo resultante del Estudio. Sus objetivos son:

  • Expresión de las necesidades reales y su evaluación.
  • Servir de base técnica para el trabajo del responsable de Desarrollo.
  • Ayuda a la decisión de la Dirección de iniciar desarrollo propiamente dicho.

Este es un documento de importancia capital. Por eso te voy a dar algunas ideas de cuáles pueden ser sus contenidos.

¿Qué debe contener un Informe Preliminar?

  1. Descripción de la situación y posicionamiento dentro de la estrategia de la Empresa.
  2. Clientes a los que va destinado.
  3. Características del producto demandado (Elementos de Entrada): ingredientes, proporciones, porcentajes, tipo de corte, peso, tipo de envase y embalaje, unidades/caja, etc.
  4. Volumen de ventas estimado para los 2 primeros años.
  5. Estimación de volúmenes brutos de Materias Primas.
  6. Estimación de volúmenes de envases y embalajes.
  7. Estimación de necesidades de fabricación (procesos, maquinaria, etc.).
  8. Estimación de costes y la rentabilidad.
  9. Fecha estimada de lanzamiento.

Debe ser realizado por Comercial/Marketing, pero contando con la colaboración estrecha de todos los departamentos de la empresa.

Revisión de requisitos

Es un paso muy conveniente, previo a la aprobación de iniciar un desarrollo.

Se trata de realizar una evaluación de necesidades, implicaciones o consecuencias que pueda tener o necesitar el nuevo producto, y que por su propia naturaleza no suelen quedar reflejadas en el Informe Preliminar. Aspectos relacionados con el APPCC, la seguridad alimentaria, legislación, trazabilidad, u otros requisitos de clientes que suelen ser genéricos, y que normalmente no van asociados a todos y cada uno de los proyectos de desarrollo, como por ejemplo requisitos especiales establecidos por el cliente de manera genérica para todos sus productos, y que no aparecen en todos y cada uno de sus propuestas de desarrollo.

Es, por tanto, una valoración previa de carácter técnico, por lo que suele ser conveniente que la realice el responsable de Calidad de la empresa.

Dependiendo de las características, volúmenes estimados, impactos en las compras, en la logística o en la fabricación (como la necesidad de adquirir nueva maquinaria), los responsables de los departamentos afectados también deben dar su valoración en esta fase del desarrollo (ver contenidos de un IP, en el párrafo anterior).

Aprobación del IP del Director

Es la decisión que toma el Director General respecto a la continuidad o no del proceso de Desarrollo. Como ya hemos dicho, esta valoración y aprobación se basa en los informes anteriores, y es esencial para que la organización inicie el desarrollo propiamente dicho en base a información y razonamientos suficientemente sólidos, y no en base a cualquier ocurrencia de un comercial, e incluso de un cliente. El sentido de esta valoración es evitar que la organización realice trabajos poco o mal enfocados, o sea, trabajo en balde.

El Director General debe aprobar el inicio de los trabajos de desarrollo basándose en datos y razonamientos sólidos y bien fundamentados, para evitar «ocurrencias».

Planificación y desarrollo de prototipos

Es la parte del proceso de desarrollo donde se describen o referencian la secuencia de actividades que deben llevarse a cabo y las responsabilidades para su implantación, teniendo en cuenta las interfaces organizativas y técnicas entre los distintos grupos que realizan aportaciones al proceso.

El responsable de Desarrollo debe reunir a todos los implicados, y decidir de manera consensuada:

  • la secuencia de actividades a realizar;
  • los resultados esperados al finalizar cada actividad;
  • los responsables;
  • y las fechas para obtener esos resultados;

Seguramente muchas de esas actividades son repetitivas, es decir, se deben realizar en todos los proyectos de desarrollo. Es conveniente crearse un sencillo check-list que las contenga, para facilitar la planificación y evitar el riesgo de olvidarse de algo relevante.

Aspectos a tener en cuenta, propios del sector, serán…

…en términos de Calidad:

  • el APPCC del nuevo producto (y por tanto los riesgos físicos, químicos, microbiológicos o alérgenos)
  • la determinación de la vida útil (y su correspondiente fecha de caducidad/consumo preferente)
  • su trazabilidad
  • especificaciones de materias primas
  • etiquetado
  • criterios de control y aseguramiento de la Calidad
  • inserción en el sistema de Seguridad Alimentaria
  • etc.

… en términos de Materias Primas:

  • Buscar las Materias Primas/ingredientes adecuados
  • El proveedor adecuado: características, seguridad, condiciones de Calidad
  • Suministro y precio
  • Evaluación de las muestras
  • Cualificación del proveedor

… o en términos de Fabricación/Producción:

  • ¿Se puede o no se puede fabricar con la maquinaria actual/capacidad de proceso?
  • Búsqueda, instalación y “puesta a punto” de las máquinas/layaouts
  • Definición del Proceso de fabricación
  • Costes de fabricación
  • Seguimiento del correcto funcionamiento de las nuevas instalaciones

A partir de aquí, no queda más que realizar esas actividades en los plazos planificados (desarrollo de prototipos), o ir modificándolas a medida que se van obteniendo resultados que aconsejen su replanteamiento. ¡Puro trabajo en equipo!

La Planificación y el Desarrollo de prototipos: ¡puro trabajo en equipo!

Verificación

Consiste en confirmar que los resultados del desarrollo (características del prototipo) cumplen con los requisitos identificados como necesarios al comienzo del proceso, que conforman los ELEMENTOS DE ENTRADA.

Normalmente lo realiza Calidad, aprovechando para elaborar la Ficha Técnica del nuevo producto.

Validación

Consiste en confirma que el producto final podrá satisfacer o ya satisface las necesidades del cliente. Lo realiza quien ha realizado la Demanda (Comercial/Marketing, o el propio cliente si es quien expresamente lo ha solicitado).

Autorización del Lanzamiento

Es el aprobación del Director General para el lanzamiento del nuevo producto, después de comprobar que, potencialmente, se cumplen todos los requisitos de calidad, fabricabilidad y rentabilidad.

Recuerda: ¿Está todo en orden? ¿El cliente ha dado su aprobación a los prototipos? ¿Tenemos asegurado el suministro y el precio de las materias primas? ¿Está Producción preparada, los empleados formados y el aseguramiento de Calidad establecido?

¿Se ha valorado la planificación de la producción y la capacidad del proceso para absorber los pedidos? ¿Está el escandallo de costes bien elaborado y justificado?

¿Se ha establecido el plan de seguimiento después del lanzamiento?

Plan de Seguimiento

Es el proceso por el cual los responsables del seguimiento (responsable de Desarrollo/Calidad, Comercial/Marketing, Producción, Administración/Control de Gestión) establecen los criterios y realizan el seguimiento del nuevo producto con el fin de controlar aquellos aspectos que pudieran no haberse tenido en cuenta durante la fase de desarrollo, controlar las condiciones establecidas y comprobar el comportamiento del producto en el mercado en las primeras fases de su puesta a disposición de los clientes:

  1. La evolución de las ventas y valoración del cliente.
  2. Los resultados de la calidad del producto obtenido a partir de la fabricación en serie.
  3. La evolución del suministro de materias primas, de la fabricación y de los costes.
  4. El impacto del nuevo producto sobre las ventas de otros existentes en nuestro portfolio a los que pueda canibalizar.

La duración del seguimiento debería ser, como mínimo, de 12 meses.

 

En resumen

Light bulbLas necesidades de desarrollo de un nuevo producto se canalizan a través del Informe Preliminar (IP), que aprueba el Director General. Hay que acostumbrarse a que haya proyectos aprobados que, finalmente, no vean la luz como productos lanzados.

Light bulbLos análisis previos (posibilidades técnicas, de fabricación, de inversiones, aproximación de costes, etc.) se hacen a la hora de elaborar el IP ….. Pero todo serán avances de posibilidades, en base al conocimiento y la experiencia, sin realizar trabajo operativo, ya que el desarrollo propiamente dicho no comienza hasta que el IP haya sido aprobado.

Light bulbSi hay acumulación de proyectos de desarrollo, éstos deben ser  priorizados en base a su pertinencia, urgencia y medios disponibles.

Light bulbEl coordinador de Desarrollo valora la intervención de los distintos actores y sus fases en la Planificación y Desarrollo propiamente dichos.

Light bulbLos responsables de departamento deben dar el Vº Bº a los resultados del desarrollo antes de la aprobación de Lanzamiento por parte del Director General.

Light bulbTodo el mundo debe ser muy riguroso en el cumplimiento de la sistemática que se establezca.

 

Si todos tus responsables trabajan ordenadamente y con Espíritu de Equipo, siendo conscientes de la importancia estratégica que tiene este proceso , tus proyectos verán la luz, por fin, como tú quieres, es decir:

  • con mayor rapidez;
  • con mayor seguridad
  • dando en el clavo (mayor eficacia), y
  • con menores costes (mayor eficiencia).
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