Las Pyme’s agroalimentarias suelen tener una serie de problemas frecuentes, recurrentes y comunes.

¿Qué te parece si hoy reflexionamos sobre uno de ellos?

Venga, lo hacemos en un momento.

Aunque pueda parecer sorprendente, uno de los problemas más habituales de nuestras PYME’s agroalimentarias es que las responsabilidades, el alcance del trabajo de cada uno y las actividades concretas que debe realizar cada cual no están bien definidas, no están bien delimitadas.

Sí, es cierto que, por ejemplo, yo sé que soy responsable de Compras pero, ¿qué significa en realidad “comprar”?

¿Buscar proveedores y cerrar a acuerdos contractuales con ellos?

¿Incluye la elaboración de las especificaciones de los productos que queremos comprar?

¿Comprar significa hacer un seguimiento y control del stock de materias primas, realizar pedidos y asegurarse de que ha llegado la cantidad solicitada, con la calidad requerida y en el momento necesario?

¿De quién es la responsabilidad de hacer un seguimiento del proveedor y de reclamarle los envíos no conformes?

Si el departamento de Compras se ocupa de las materias primas, ¿quién se ocupa de comprar otros ingredientes, los materiales auxiliares, el servicio de logística, el mantenimiento preventivo de las cámaras de refrigeración, una máquina de última generación, las mascarillas y otros EPI’s de seguridad laboral, o el servicio de control de plagas de la fábrica?

¿Y quién es responsable y por qué, de controlar esos stocks, hacer los pedidos y revisar las recepciones para reclamar al proveedor?

Lo anterior es sólo un ejemplo, pero estas situaciones de responsabilidades y alcance del trabajo de cada uno mal acotados y en resumidas cuentas, de tierras de nadie, se repiten en uno y otro lugar de la organización, lo que trae como consecuencia desorden, cargas de trabajo inesperadas en determinados puntos y la continua tentación de “echar balones fuera”.

¿Y cuál es la solución? Pues PARASE A PENSAR y definir detalladamente, para cada proceso de trabajo, dónde empieza y dónde termina, qué necesito como entradas y qué debo entregar al siguiente en la organización, además de establecer cuales son las diferentes etapas y actividades que están incluidas en el proceso del que soy responsable.

¡Ah! Y hacer todo esto en equipo, es decir, con el resto de personas interesadas, tanto en entregarme lo que yo necesito para trabajar bien, es decir, mis Proveedores Internos, como los que van a recibir el resultado de mi trabajo, entre otras cosas para que me digan cómo se lo tengo que entregar, es decir, mis Clientes Internos.

Quizás me digas que “no tenéis tiempo” para hacer estas cosas, pero te aseguro que pensar, reflexionar y definir es una inversión de mucho valor que os ahorrará tiempo, cabreos… y mucho, mucho dinero.

Te aseguro que no hay otra forma de hacerlo, y es así como trabajan esas empresas que tanto admiras.

¿Ocurre algo así en tu empresa? Te invito a que me dejes tu propio comentario aquí abajo, y chateamos sobre ello.