Las reuniones pueden convertirse en un auténtico cáncer para las organizaciones.

Falta de preparación previa, extensiones de horas interminables, asistentes despistados o que no saben exactamente para qué están allí, decisiones poco claras…

No sé cuál será tu situación.

Quizás seas un empresario agroalimentario o un jefe de departamento en una empresa con una carencia importante de comunicación interna, y que echas de menos la realización de reuniones frecuentes para coordinar las actuaciones o tomar decisiones. (Si estás en este caso, antes de seguir quiero decirte que la comunicación interna y transversal es algo fundamental para el buen funcionamiento de una empresa, pero que las reuniones no son sino una de las muchas formas posibles para implementar esa comunicación).

Quizás las cosas ya se han ido de madre, y en tu empresa se realizan demasiadas reuniones mal configuradas que hacen perder mucho el tiempo.

O puede que seas un sufridor de la enfermedad de la «reunitis» que se extiende por las empresas.

Tanto si la epidemia ya se ha extendido por tu empresa, como si todavía está bajo control y si tienes muchas ganas de empezar a reunirte en condiciones, debes tener en cuenta que las reuniones posiblemente sean, junto a la mala utilización del Email, dos de los problemas que mayor pérdida de tiempo y energía generan en las organizaciones.

Las reuniones, junto a la mala utilización del Email, son dos de los grandes problemas de pérdida de tiempo en las organizaciones

Ya hablamos colateralmente de este asunto en la entrada 6+1 condiciones esenciales para crear un Comité de Dirección eficaz, pero he creído conveniente escribir este post centrándome específicamente en este tema.

Por eso no quiero extenderme más en hablar de los problemas, sino que quiero transmitirte mi propia experiencia de muchos, muchos años convocando y participando en muchas, muchas reuniones, con una serie de reglas muy sencillas que a nosotros nos funcionaron muy bien.

Porque tener reuniones eficaces no es tan difícil

Dejemos pues que cada uno defina su propio diagnóstico de la enfermedad, y vamos directamente a los remedios. Mi consejo es que los tengas muy en cuenta, tanto si estás empezando con la realización de reuniones como, evidentemente, si el tema ya se te ha ido de las manos.

Reglas para reuniones eficaces

#Regla 1: La convocatoria, desde el respeto al tiempo de las personas

Desgraciadamente hay muchos profesionales que se quejan porque les convocan a reuniones donde su participación no es esencial, o cuyos objetivos están poco claros.

Es evidente que convocar reuniones es una prerrogativa de un jefe y que es un ámbito en el que se ejerce el poder, pero no es la única forma de coordinar acciones. No hablemos ya de reuniones fijas interminables, con un largo listado de asistentes con presencia sistemática semana a semana (¡y a veces día a día!), en ocasiones presentes allí simplemente para aportar un dato o hacer un simple comentario. ¿No se puede hacer eso mismo por escrito, reduciendo al mínimo imprescindible el número de asistentes?

Convocar una reunión es algo muy serio, y por ello quien convoca debe tener muy claro el objetivo y la necesidad de participación de cada una de las personas a convocar. Por ello, si alguien es convocado a una reunión en la que no entiende por qué debe estar allí, debe ser capaz de hablar con el convocante para tomar así la decisión definitiva de si debe quedarse, o si será suficiente con seguir el contenido de la misma en base a las actas.

#Regla 2: El rol del convocante

El convocante debe facilitar un orden del día y un horario de inicio y finalización. Es bien conocido que las actividades que tienen un horario de finalización son más eficaces en el uso del tiempo que las que se sabe cuándo empiezan, pero no cuándo acaban.

La gestión del tiempo de una reunión es un aspecto que distingue al buen jefe. La práctica permite aprender a estimar el tiempo de cada asunto y ajustarse al horario. Hay que ajustarse al tema, y el convocante debe estar pendiente del reloj para cumplir el horario, salvo en casos realmente excepcionales.

La gestión del tiempo de una reunión es un aspecto que distingue al buen jefe

El cumplimiento del horario previsto de inicio y de finalización es, además, un signo de respeto para los asistentes, que pueden así organizar su agenda.

#Regla 3: Cada tema, un propietario. Preparación previa

Una reunión debe ser una puesta en común de algo que las personas han estudiado previamente.

Aquellos que llevan temas a la reunión deben tener preparada la documentación, sus propuestas y opciones, que habrán de ser circuladas a los asistentes previamente. Una reunión no debería dedicarse tanto a exponer como a contrastar opiniones y decidir.

Todo ello quiere decir que cada asunto tiene un propietario: plantea el tema, se alimenta de la inteligencia colectiva del grupo, y aclara conceptos. Una vez visto, se toma una decisión: o por consenso, o por conclusión por el jefe.

#Regla 4: Otros asuntos

Los asuntos colaterales que salgan en las deliberaciones se dejan para el final (otra habilidad del convocante, para no desviarse del tema central con derivaciones), por lo que conviene dejar tiempo en la convocatoria para los mismos, o para asuntos imprevistos que hayan surgido desde la convocatoria hasta la celebración de la reunión.

#Regla 5: Evaluación de la reunión

Una reunión debería servir para que los asistentes salgan con la sensación de trabajo hecho, de pertenencia al equipo, de participación y de control. Si no es así, debe averiguarse qué está fallando para conseguirlo.

Por eso suele ser muy valioso terminar la reunión con una ronda en la que cada participante exprese qué se lleva, y cómo se siente. Este es un buen momento para pedir disculpas si alguien se ha excedido, o reconocer un trabajo excepcional; puede ser el momento para cuestionar el tiempo dedicado a algo, o la poca atención dada a otro asunto. En suma, expresar las emociones y compartir la evaluación sobre la forma en la que se ha conducido la reunión, de forma que en el futuro sean más provechosas.

#Regla 6: El acta

Toda reunión debe recogerse en un acta.

Pero un acta no debe ser la transcripción de todo lo que se ha tratado, ni recoger todo lo presentado, ni siquiera necesita reflejar los diferentes enfoques de los distintos puntos de vista. Un acta de una reunión no debe ser un tocho infumable que, en realidad, nadie se lee.

Las actas son la hoja de ruta muy sucinta, y deben reflejar con claridad:

• las decisiones tomadas, y
• quién debe hacer qué para cuándo.

Por ello es importante que un acta esté a disposición de los asistentes cuanto antes, digamos que un día después para una reunión corta, y no más de tres días para una larga.

Todo lo anterior no dejan de ser unas reglas de fácil aplicación para conseguir reuniones eficaces, pero soy muy consciente de que el punto clave para que las reuniones (y yo diría más, el Trabajo en Equipo en conjunto) sean realmente de calidad, es la ACTITUD de los asistentes/integrantes del equipo.

Es un asunto que también he experimentado bastante en mis propias carnes, y sobre el que me comprometo a escribir un día de éstos.

Espero que estas reglas te sean útiles y que, si así lo crees, las implementes en tu organización lo antes posible. ¡Muchas personas te lo agradecerán!

¿Sufres la enfermedad de la «reunitis»? ¿Crees que estos puntos son importantes? ¿Hay alguno más que quieras añadir? ¡Puedes utilizar la sección de comentarios para trasladarnos tu valoración!