Planificar

Por José María Garrido Juango

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Decíamos en la anterior entrada que para una gestión exitosa de un proyecto hay que empezar por clarificar el Propósito del proyecto (el ¿por qué/para qué? del mismo) y definir los Principios (estándares/valores/ límites).

Un Propósito que proporciona la fuerza y la dirección.

Unos Principios que definen los parámetros de acción y los criterios para la óptima realización del proyecto.

Si ya tienes todo esto, podemos seguir.

 

Visión: visualizar el “¡éxito rotundo!” del proyecto

Ya he hablado en otros artículos (¡en un caso real!) sobre la importancia de la Visión compartida para unificar energías y generar compromiso.

Para que tú y tu equipo de proyecto accedáis de forma más productiva a los recursos (conscientes e inconscientes) de que disponéis, es necesario formarse una imagen clara de qué supondría el éxito del proyecto: qué aspecto y qué sabor tendría, qué sensaciones transmitiría, que salto cualitativo representaría.

Se trata, por tanto, del “¿Qué?”, en lugar del “¿Por qué?” del Propósito. ¿Qué va a ocurrir… en la empresa, en los clientes, en los empleados… ¡en el mundo!, cuando este proyecto finalice con un éxito rotundo? ¿Cuánto va a aumentar la productividad, la vida útil del producto, la cuota de mercado, o la satisfacción de los empleados?

  • Si, de una vez por todas, abordas un proyecto para diseñar un Plan Estratégico en condiciones, ¿cuánto más claro van a estar las acciones estratégicas que hay que acometer en los próximos 3 años?
  • Si se trata de establecer un buen Cuadro de Mando, ¿cuánto mejor y más tranquilo vas a controlar el negocio?
  • Si el proyecto pretende poner las bases para realizar un buen desarrollo de nuevos productos, ¿cuánto mejor y más fiables van a ser tus lanzamientos?
  • Si hablamos de desarrollar un sistema de Gestión de las Personas, ¿cuánto va a mejorar la cultura y el clima laboral de tu organización?

“La imaginación es más importante que el conocimiento” (Albert Einstein)

Porque tener Visión significa tener enfoque. Los enfoques centrados en el futuro se han convertido, por ejemplo, en una técnica clave para el entrenamiento de los deportistas olímpicos, quienes se imaginan el esfuerzo físico, la energía positiva y el éxito final para asegurarse el alcanzar el máximo nivel de apoyo inconsciente a la hora de llevar a cabo su proyecto.

Cuando una persona se concentra en algo (las vacaciones que va a hacer, la reunión a la que va a asistir, el producto que quiere lanzar), esa concentración y ese enfoque generan instantáneamente pautas de ideas y pensamientos que de otro modo no habría llegado a tener.

Debes imaginarte algo, antes de poder hacer que suceda

Debes definir lo que quieres que suceda, y eso te permitirá asignar recursos para que las tareas se lleven a cabo con toda la eficacia y la eficiencia posibles.

Es decir.

  1. Visualiza el proyecto antes de iniciarlo
  2. Visualiza el Éxito Rotundo (olvídate de los “sí, pero…”)
  3. Registra esa visualización

 

 

Bien, vamos a recapitular. Entonces, antes de abordar el proyecto, ya tenemos…

  1. ¿Por qué/para qué”? (Propósito)
  2. ¿Qué? (Visión/Éxito)
  3. Estándares/Valores/Límites en los que el proyecto debe moverse (Principios)

Sólo te queda (por el momento):

  1. Designar un responsable o Jefe de Proyecto
  2. Liberarle de otras obligaciones (o, al menos, hacerlo de una manera sustancial) porque, si no, ese responsable no tendrá tiempo, ni pondrá foco en el proyecto.

Vamos a ver ahora qué pasos debe seguir ese Jefe de Proyecto.

Generación y registro de ideas

Una vez que ya sabemos lo que quieres que suceda y por qué, es cuando entra en juego el mecanismo del cómo.

Cuando todo lo anterior está realmente interiorizado (es decir, se identifica con una imagen mental un qué distinto a la situación actual), casi instintivamente se inicia un proceso de lluvia de ideas (de ahí la importancia de los pasos anteriores). Éstas acuden a la mente de una manera más bien caótica: ideas pequeñas, grandes, buenas, no tanto…

Solemos creer que no nos surgen ideas, pero eso no es realmente cierto (…siempre que hayamos definido e interiorizado el qué y el por qué, ¡claro!). Para que las ideas fluyan es necesario sacarlas de la cabeza, es decir, registrarlas.

El registro de ideas es algo esencial, ya que es lo único que permite que la mente se despeje y libere, y tenga espacio (como si de una memoria RAM de nuestro ordenador se tratara) para generar muchas más. Es como si la mente dijera: “Mira, te voy a dar tantas ideas como seas capaz de almacenar en la cabeza… o sea, pocas. Si no las recopilas de una forma fiable, no te daré muchas más. Pero si las anotas, o sea, si me descargas, te proporcionaré muchísimas. Porque cada una de las que sacas de mí me dejará espacio libre para pensar en muchas otras”. La única forma de que la mente pueda seguir trabajando es sacándose las ideas de la cabeza y volcarlas en algún formato de registro claro, fiable y revisable.

Las personas no son capaces de centrar la atención en un tema durante más de un par de minutos sin la ayuda del clásico bolígrafo y papel para registrar las ideas; pero si dispone de ellos, podrá pensar en lo mismo durante horas.

Cuando surge la idea, hay que atraparla (registrarla), lo que significa que ya no será necesario volver a tenerla.

La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas-Linus Pauling

Los principios básicos para facilitar la lluvia de ideas (o brainstorming) son:

  1. Permitir expresar cualquier idea (ni se juzga, ni se pondera, ni se evalúa, ni se critica).
  2. Buscar la cantidad, no la calidad (así el pensamiento se expande).
  3. Registrarlas todas.
  4. Dejar para otro momento el análisis y la organización.

No hay nada más peligroso que una idea, si es la única que se tiene-Emile Chartier

 

Organizar las ideas

De todas las técnicas existentes para organizar ideas, posiblemente la más eficaz y sorprendente es la conocida como Mapa Mental (Mind Map), un término acuñado por Tony Buzan.

 

Organizar. “¿Cuál es el Plan?”

Para organizar el proyecto tenemos que responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué cosas deben suceder para lograr el resultado final?
  • ¿En qué orden debe producirse?
  • ¿Cuáles son los elementos clave para asegurar el éxito?

 

Una de las definiciones que siempre llevo conmigo a la hora de abordar actividades profesionales es aquella que aprendí sobre el denominado (… en un ejercicio de estrangulamiento del idioma castellano) Aseguramiento de la Calidad: “Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para asegurar que un producto o servicio cumplirá con los requisitos de calidad establecidos”.

En una traducción sencilla para no iniciados, esto viene a ser, ni más ni menos que algo como: “¿Qué demonios debo hacer para estar seguro de que conseguiré (tiempo verbal futuro) lo que me propongo?”.

Para ello, debemos extraer de la definición anterior las palabras clave, que pasaremos después a analizar con más detalles. Esas palabras clave son:

  • Conjunto de acciones
  • Planificadas
  • Sistemáticas
  • Tener la seguridad (… de que cuando entremos en acción obtendremos…)
  • Lo que nos proponemos

Vamos a ver, entonces, qué es lo que tenemos hasta ahora y qué nos falta, a la hora de abordar un proyecto.

  1. Conjunto de acciones. Las tenemos. Son las que hemos establecido en la fase de generación de ideas, que ya las hemos analizado, limpiado y organizado (por ejemplo, mediante un mapa mental).
  2. Lo que nos proponemos. Lo tenemos: Visión, concretada en objetivos.
  3. Planificadas y sistemáticas. Es lo que nos falta.

Planificación y Sistemática, claves esenciales para tener confianza en el proceso

¿Qué es planificar?

Planificar es pensar (individualmente, en equipo…) en lo que vamos a hacer, antes de hacerlo.

Planificar es responder a las 5W+H, o sea,

  • What (Qué acción tenemos que realizar)
  • Why (Por qué la tenemos que realizar)
  • Where (Dónde debe realizarse)
  • When (Cuándo realizarla)
  • Who (Quién la realiza)
  • How (Cómo hay que hacerla)

 

Una vez que el Jefe de Proyecto tenga todo lo anterior estará en disposición de solicitar los medios necesarios (equipo, herramientas, presupuesto, etc.) para abordar el proyecto.

Y ahí es donde debes volver a intervenir tú, empresario/Gerente: la aprobación de ese Plan, incluyendo los recursos propuestos.

 

Hacer…. sistemáticamente

¿Qué es hacer algo sistemáticamente?

Actuar sistemáticamente no significa otra cosa que hacer las cosas tal y como las hemos planificado, y no de otra forma. Porque si al hacerlas nos damos cuenta de que no van bien (monitorización/medición) la acción siguiente NO es hacerlas de otra manera (eso se llama improvisar) sino volver a planificar.

Suena razonable, ¿no?

 

PDCA

 El ciclo PDCA

Hemos dicho que “…si al hacer las cosas nos damos cuenta de que no van bien”. Claro, eso de “darnos cuenta” no es por ciencia infusa; para darnos cuenta tenemos que MEDIR.

Una de las muchas aportaciones maravillosas de W. Edwards Deming al mundo de la gestión y la mejora empresarial fue, ya en los años 50 del siglo pasado, la difusión del hoy archiconocido Ciclo PDCA.

Una de las partes esenciales de la Planificación (P=Plan) es la definición del método de Control (C=Control) de los resultados de las Acciones (Do=Hacer). La monitorización de los resultados de las acciones (o sea, MEDIR) es lo que nos va a permitir saber si las cosas van bien o no. Si no van bien, haremos caso a Mr Deming… y volveremos a planificar.

 

Recapitulando

Para que los proyectos que se aborden en tu empresa se hagan con garantías de éxito debes seguir los pasos esenciales que hemos ido citando en este artículo y en el anterior, es decir:

Responsabilidades del Piloto del Proyecto (el responsable máximo, o sea, tú mismo):

  1. Definir el Propósito: ¿Por qué/para qué?
  2. Definir la Visión: ¿Qué?
  3. Definir los Principios: Estándares (Objetivos), Valores y Medios (humanos, presupuestarios… una vez conozcas el Plan de Proyecto)
  4. Documentar todo lo anterior
  5. Asignar un responsable (Jefe de Proyecto), y liberarlo al máximo de sus obligaciones habituales

Responsabilidades del Jefe de Proyecto:

  1. Generación y organización de ideas
  2. Planificación del proyecto
  3. Documentar todo lo anterior
  4. Ejecución y control de las acciones
  5. Reporte periódico

 

Porque si hemos hecho todo ese trabajo y no lo documentamos, se lo llevará el aire. La documentación y registro de las actuaciones es un elemento esencial para asegurar el éxito… casi casi de cualquier actividad.

En el próximo artículo te presentaré los elementos esenciales para documentar un proyecto: la Carta de Encuadre y el Plan de Proyecto.

¡No te lo pierdas!

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