Corría el año 1992 y yo ya me había dado cuenta de que "no me veía toda la vida abriendo lechugas y haciendo análisis microbiológicos en el laboratorio".

Después de tener una conversación con mi jefe (el Gerente de Vega Mayor) y de que éste me dijera que para saber qué debía hacer yo como Director de Control de Calidad de la empresa "me buscara la vida"... para entonces yo ya había tomado la decisión de iniciar mi camino por la Calidad Extendida.

Mi objetivo era hacer todo lo que estuviera en mi mano para ayudar a solucionar los problemas de mi pequeña empresa, así que me hice una pregunta evidente:

"¿Por dónde empezar? ¿Cuál es el problema más gordo que tenemos?"

Y la verdad es que la respuesta me llegó de inmediato:

1.  Fabricamos un producto que tan sólo tiene 7 días de vida útil.
2. Los pedidos llegan a la mañana, tenemos que fabricarlos ese mismo día, y los vehículos con el producto terminado salen al final de la tarde.
3. Si las máquinas se rompen (cosa que ocurría un día sí y otro también), tenemos dificultades para fabricar el pedido, no lo enviamos completo al cliente, y eso genera cabreo, desconfianza y muchos problemas.
4. Conclusión: nuestro principal problema son las averías de la maquinaria.

¡Es el mal funcionamiento de nuestro Mantenimiento Industrial... stupid!

Así que tomé la decisión de hablar con Javier, nuestro "Jefe de Mantenimiento"... y, como yo, único miembro de su departamento en ese momento () y le dije: "Javier, ¿qué te parece si trabajamos juntos para mejorar el mantenimiento de las máquinas?"

Y debo decirte que Javier se puso tan contento de que alguien por fin quisiera ayudarle... que nuestra amistad se prolongó durante los más de 20 años siguientes en los que fuimos compañeros en Vega Mayor... y después en Florette Ibérica.

Sí, el Mantenimiento es una de las grandes oportunidad que tenemos los Responsables de Calidad para demostrar que estamos en las Pymes agroalimentarias para mucho más que para conseguir certificados IFS o para perseguir a todo el mundo para que rellene nuestros registros.

Y además te dará una perspectiva de tu empresa desconocida para ti hasta ese momento.

En este post te voy a descubrir todos los secretos de mi experiencia en este tema, al que uno de mis alumnos denominó hace unos días "un tema tabú en las empresas alimentarias".

Cómo piensan "los de Mantenimiento"

Pero antes de entrar en el núcleo central de la materia es necesario que seas consciente de cómo piensan y cuál es la mentalidad de nuestros compañeros de Mantenimiento, esos individuos que se mueven por la fábrica habitualmente mal afeitados, con la ropa menos limpia de lo que a nosotros nos gustaría y, con frecuencia, con cara como de haber dormido poco.

Y que si embargo normalmente tienen un interior limpio, sano, sencillo y valioso.

Estas serían algunas de sus características más habituales (aunque ya sé que tú podrás encontrar todas las excepciones que quieras...):

"Los de Mantenimiento" se encuentran en su salsa entre sistemas eléctricos, neumáticos, electrónicos, autómatas o software de manejo de equipos, pero no se sienten atraídos por la planificación, los listados o los registros.

Manejan con alegría la llave inglesa, el destornillador, los sistemas de refrigeración, las placas de circuitos integrados, los detectores, los programas o incluso el hardware de los ordenadores, pero les aburre la Excel, el Word o las bases de datos.

En el fondo les encanta "el mambo" de la emergencia, el imprevisto y la necesidad de reacción, pero no le ven tanta gracia a la previsión, la definición o la sistemática.

Para qué se contrata a alguien de Mantenimiento en una Pyme agroalimentaria

Quizás te resulte una pregunta de perogrullo, pero tenemos que empezar por el principio.

¿Para qué se contrata a alguien de Mantenimiento?

Para que las máquinas/instalaciones con las que se fabrica el producto funcionen bien... siempre.

Punto.

Es decir: desde el punto de vista de la Gestión de Procesos, Fabricación es el cliente interno de Mantenimiento, y lo que necesita ese cliente de su proveedor interno es, efectivamente, que "las máquinas e instalaciones funcionen bien siempre", o en otras palabras, que no haya averías o que cuando las haya éstas se resuelvan lo más rápidamente posible.

Pero como en toda relación de Procesos, el Proveedor Interno (en este caso Mantenimiento) también tiene una serie de necesidades que su Cliente Interno (Fabricación) debe cubrir para permitirle llevar a cabo su función con éxito (flecha azul).

Como veremos más adelante, estas necesidades son, esencialmente, tres:

1.  Información.
2. Tiempo.
3. Calidad de manejo de la maquinaria por el operador.

Sistematización del Mantenimiento en una Pyme agroalimentaria

Veamos entonces cómo meterle mano a este "tema tabú de la empresa alimentaria" y cuáles son los pasos que debes seguir, como Responsable de Calidad de tu empresa, para ayudar a tus compañeros de Mantenimiento a mejorar la efectividad de su trabajo.

Y, ¿cómo lo vamos a hacer? ¡Muy sencillo! Aplicando una metodología que se reduce a:

1.  PLANIFICAR DOCUMENTALMENTE, o sea, antes de actuar, definir Why, What, When, Where, Who y How (5W+H) y documentarlo (listado, procedimiento, instrucción, diagrama de flujo, imagen etc.), y
2.  EJECUTAR LO PLANIFICADO con disciplina organizativa.

Mantenimiento preventivo

Como su propio nombre indica, el Mantenimiento Preventivo tiene como objetivo evitar en lo posible la aparición de averías.

Se trata de las actuaciones periódicas (diarias, semanales, mensuales, anuales) que hay que hacer a cada máquina/instalación sí o sí para prevenir las averías.

Su ejecución requiere del conocimiento de la máquina en cuestión, definir las actuaciones necesarias a realizar para evitar/minimizar las averías teniendo claros los costes/beneficios de dichas actuaciones, hacerlo y medir los resultados para mejorar. 

Pero... ¡tranquilo!, porque nuestro Técnico de Mantenimiento sabe todo eso de sobra. Él tiene superclaro qué actuaciones hay que hacer y con qué frecuencia, con el menor coste, para que la máquina en cuestión vaya como la seda... y si no es así, ya iremos ajustando nuestro programa preventivo hasta encontrar el punto óptimo de coste/beneficio.

Así pues, te sientas con tu Técnico de Mantenimiento y... ¡manos a la obra!

1.  Listado de maquinaria: Construir una lista con los datos de todas y cada una de las máquinas/instalaciones a las que hay que realizar un preventivo. También será conveniente identificar aquéllas que son críticas para no interrumpir la producción y las que podemos considerar secundarias.
2.  Ficha de máquina: Elaborar una ficha por cada una de las máquinas describiendo su identificación, para qué se utiliza, sus características, diagramas necesarios, etc. y las actuaciones preventivas que hay que realizarle: 
   • qué hay que hacer;
   • con qué frecuencia;
   • quién lo va a hacer;
   • qué tiempo estimado llevará la actuación;
   • cuándo se va a hacer;
   • qué stock necesitamos de cada pieza/material,
   • etc.
3.  Plan de Mantenimiento Preventivo: Con toda la información anterior elaboramos el plan (una tabla, un procedimiento, etc.) agrupando las actividades por frecuencias (las diarias, las semanales, las mensuales, las anuales) y en qué momento (horas disponibles) vamos a realizar las actuaciones.
4.  Registro del cumplimento del Plan establecido: También estableceremos la forma de registrar la realización (o no) de cada actuación: cumplimiento, quién lo ha hecho, tiempo dedicado frente a tiempo estimado, incidencias y comentarios, etc.
5. Seguimiento del Preventivo: Deberemos establecer el/los indicador/es para seguir la evolución (quién, cuándo, dónde) de la ejecución de Plan previsto, p.e. mediante el porcentaje de cumplimiento frente al previsto y comentar los resultados.
6. Mejorar el Plan: definir y ejecutar acciones de mejora: del plan en sí mismo, de las actuaciones a realizar en una máquina en función de las averías que sigue teniendo, momento y tiempo adecuados o no de las actuaciones, etc.

Una vez planificado todo lo anterior seguramente sea necesario hacer dos cosas más:

1.  "Negociar y acordar" con el Responsable de Fabricación la disponibilidad de tiempo de máquina para realizar el preventivo y CUÁNDO se va a ejecutar (y aquí no sirve decir "cuando haya tiempo, que tenemos muchos pedidos"...), y
2.  Establecer un plan de formación de los usuarios de las máquinas (normalmente operarios) para que: 
   • manejen las máquinas de forma adecuada para evitar la generación de averías, e incluso
   • que sean capaces de hacer pequeñas tareas de limpieza y de mantenimiento sencillo de "sus" máquinas.

Y a partir de aquí... ¡ejecutar de verdad todo lo anterior!

Mantenimiento correctivo

El Mantenimiento Correctivo tiene como objetivo reparar las máquinas averiadas y volverlas a poner en correcto funcionamiento (manejo, productividad, calidad, etc.) lo antes posible.

Conceptualmente, el Mantenimiento Correctivo es sencillo. Se trataría de:

1.  Comunicar la avería. Se trata de poner en conocimiento del Técnico de Mantenimiento la aparición de una avería. Habitualmente el mal funcionamiento o la parada de una máquina es detectada por su operador o por el propio operario, que lo puede poner en conocimiento de su Encargado o responsable (entre otras cosas para que éste decida qué hacer mientras la avería se repara) y ésta a su vez lo comunica a Mantenimiento.
2.  Reparación de la avería. Será nuestro Técnico quien decida, en base a su conocimiento, qué hacer para que el problema quede solucionado lo antes posible.
3. Registro de la intervención: Consiste en recoger por escrito los detalles de la reparación: máquina, causas de la avería, características de la intervención, tiempo empleado en la reparación, conclusiones...
4. Base de datos del Correctivo: Una vez registrada, esa información debe alimentar una base de datos acumulada con los detalles de todas y cada una de las averías.
5.  Indicador y seguimiento del Correctivo: Periódicamente (¿cada mes?) deberemos calcular el/los indicador(es) de la evolución de las averías (número de intervenciones, tiempos de paradas de máquinas/líneas, etc.) comparándolos con periodos anteriores con el fin de conocer la evolución de las mismas y sacar conclusiones.

Podemos considerar cada avería como una muestra de que el Preventivo no está funcionando todo lo bien que deseáramos, por lo que cada avería debe servir para reflexionar y en su caso ajustar el Plan Preventivo definido.

Porque en realidad estamos aplicando un típico ciclo PDCA:

Para qué sirve todo esto

Los problemas que atenazan a nuestras Pymes agroalimentarias son como un gran ovillo revuelto y enmadejado.

La única forma de resolverlo es coger un extremo de ese ovillo y empezar a desenredarlo, sin prisa pero sin pausa... evitando que se vuelva a enredar por detrás.

Se trata de ponerse en acción, de empezar por un extremo (porque resolverlo todo a la vez es imposible) e ir avanzando (hacer).

Y la forma de evitar que vuelva a enredarse es aplicar:

1.  sistemática documentada;
2.  sentido común (¡mucho sentido común!), y
3.  disciplina organizativa.

Porque la pescadilla que se muerde la cola sería más o menos la siguiente:

Es decir, que todo esto sirve para evitar cabreos internos y, lo que es más importante, para evitar enfados de los clientes y ahorrar (muchos) euros.

Y en tu caso particular como Responsable de Calidad, conseguirás:

1.  Salir de tu zona de confort y conocer territorios empresariales hasta ahora desconocidos para ti.
2.  Fomentar la comunicación interna y el trabajo en equipo (Fabricación/Mantenimiento) en tu empresa.
3.  Ganar autoridad y aliados internos.
4. Aportar más valor a tu organización, con las consecuencias profesionales que eso tendrá para ti.

Además de la satisfacción de haber eliminado "un tema tabú en las empresas alimentarias".

¿Te atreves? ¡Venga, deja tus impresiones en los comentarios y conversamos sobre ello!