Por José María Garrido Juango

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Sí, el Caos Creativo es la epidemia de las Pymes agroalimentarias.

Porque es el principal “modelo de gestión” utilizado en ellas.

Desde luego, no hay ningún organismo o institución tipo la International Organization for Standarditazion-ISO, la International Featured Standards-IFS, o mucho menos la EFQM que haya elaborado ese “modelo de gestión” llamado Caos Creativo, pero sin duda, es el que más éxito tiene en el seno de las empresas del sector agroalimentario, si nos atenemos a su extensión y nivel de implantación.

Si tuviéramos que definirlo de una forma rápida y sencilla, el Caos Creativo sería el modelo de funcionamiento interno según la cual “damos dos pasos adelante y un paso y medio hacia atrás, (cuando no son tres pasos adelante y tres pasos atrás), en un determinado intervalo de tiempo”.

Conocemos el negocio, aplicamos nuestro sentido común, “hacemos cosas”, pero las hacemos de manera desordenada, por impulsos, sin coherencia, sin una auténtica implantación y seguimiento de las decisiones. Sin medir realmente las consecuencias o los recursos utilizados.

Movemos procesos y actividades, pero sin una definición clara e inequívoca de las mismas.

Sin un seguimiento de indicadores pertinentes que nos marquen qué es bueno o malo, qué es mejor o peor.

Sin posibilidades de fomar adecuadamente a los nuevos empleados sobre qué deben hacer y cómo.

Sin una conexión eficaz entre lo que pensamos hacer (estrategia) y lo que realmente hacemos (operativa).

Sin metodologías suficientemente planificadas que se apliquen sistemáticamente.

Sin que las personas sepan, de verdad y a fondo, cuáles son sus responsabilidades, hasta dónde llegan, y cómo se conectan con el siguiente en el proceso.

Y todo ello con la sensación de tener muchas cosas que hacer y poco tiempo disponible; trabajar hasta la extenuación, y meterse en la cama con la sensación, en realidad, de no haber hecho mucho de provecho.

 

Reuniones ineficaces.

Proyectos que no se terminan, o cuyos resultados no se aplican en la realidad.

Buenas intenciones de hacer bien las cosas que nunca cristalizan.

Órdenes envueltas en cabreo que no consiguen llevarse a cabo.

Turnos que trabajan a su aire, siguiendo los criterios que el encargado correspondiente tiene en su cabeza.

Emails enviados “a todo el mundo” por si acaso, que se contestan “respondiendo a todos” llenando las bandejas de entrada.

Supuestas planificaciones que no se cumplen.

Acciones comprometidas que no se abordan en plazo.

Excusas adornadas de continuos “es que….” echando balones fuera.

 

Caos Creativo significa dar dos pasos al frente… y un paso y medio (o los dos) atrás.

 

Es decir, se trata de una forma de consumir ingentes cantidades de energía (o sea, de Euros) para “avanzar un poco”… y a veces, nada.

Es como esa máquina, ya un poco antigua, que se pone al rojo vivo cuando la ponemos en marcha, consumiendo muchos Kw-h, pero que en realidad produce muy pocos de los resultados para los que estaba prevista.

Una ineficiencia (consumo) muy alta, para unos resultados (eficacia) muy pobres.

 

En la organización que funciona en un entorno del Caos Creativo hay alguien (normalmente el empresario) que intuye (y a veces sabe) a dónde quiere ir, pero al que le resulta materialmente imposible arrastrar a todos los demás.

Y termina agotado… y desesperado.

 

Es CREATIVO porque sí, tenemos ideas.

Sí, aplicamos el sentido común y la inteligencia natural.

Sí, vamos moviéndonos.

Sí, sobrevivimos.

Pero es CAOS porque hay desorden, lo hacemos por impulsos, por arreones, con mucho empeño, mucha voluntad… y mucho voluntarismo.

Y el resultado final, el avance real, el desarrollo de verdad, es pobre.

O no es todo lo importante que nos gustaría. O no tiene toda la consistencia que necesitaríamos.

 

El Caos Creativo es, en realidad, ineficiencia organizativa.

Sí, sabemos mucho de nuestro producto, entendemos nuestro mercado y conocemos a nuestro cliente. Pero nuestro funcionamiento interno, es decir:

  1. la coordinación de las actividades;
  2. la medición y mejora de lo realmente importante;
  3. la coherencia de las decisiones;
  4. el desarrollo de proyectos;
  5. la capacidad de implantación de lo nuevo;
  6. la fluidez de nuestra comunicación interna,
  7. o el alineamiento en el análisis del entorno…

… supone una mochila tan extraordinariamente pesada que quemamos (casi) todas nuestras Kilocalorías (o sea, Euros) simplemente en mantenernos vivos.

 

El Caos Creativo es la falta de metodología de gestión.

Es la falta de rigor en la actuación.

Es la ausencia de Planificación y de su implantación Sistemática.

Y esas carencias son las que impiden:

  1. obtener los resultados esperados, o
  2. corregirlos inmediatamente si nos hemos equivocado, y
  3. con el mínimo coste.

 

Pero, ¿a qué se debe que el Caos Creativo sea algo tan común y tan extendido en nuestras empresas agroalimentarias?

¿Por qué esta epidemia es tan contagiosa en nuestras Pymes?

Vamos a verlo con un cierto nivel de detalle.

 

Por qué el Caos Creativo es una epidemia tan extendida

 

El nacimiento de la empresa

La creación de la mayor parte de las empresas agroalimentarias son el resultado de la labor de un fundador que responde al perfil de genuino líder emprendedor.

Personas enormemente comprometidas con el proyecto al que generalmente han consagrado su vida. Es su gran obra, su gran legado. Pasar por la vida dejando un legado es la característica propia de esta gente emprendedora de nivel. A cambio, infinita capacidad de trabajo y perseverancia para salvar las adversidades propias de la actividad empresarial.

Enormes dosis de inteligencia, habitualmente natural. Agudo y fino instinto para identificar oportunidades de negocio. Y con una férrea voluntad para llevarlas a cabo, para hacerlas realidad de manera exitosa.

Lo habitual en esa fase es que el perfil del líder emprendedor sea muy comercial. En esas etapas el gran reto es que el proyecto empresarial cuaje en el mercado. Sin esta premisa básica, simplemente no hay empresa. Precisamente lo que distingue al emprendedor de raza es esa capacidad innata de aterrizar ideas y plasmarlas en modelos de negocio con productos y servicios demandados por el mercado.

Cuando esto ocurre, las empresas crecen y se van consolidando, lo que provoca cambios sustanciales. Hay más empleados; se requieren mayores esfuerzos de comunicación y coordinación; se complican los asuntos de financiación para soportar el crecimiento; aumentan los clientes y/o proveedores que requieren de atención más personalizada; se necesita incorporar tecnologías para ayudar a organizar mejor la gestión; se impulsan acciones de comunicación y marketing…. y la competencia empieza a tenernos en cuenta.

 

Del emprendimiento al control

Tras una primera etapa de actividad con presencia de muy pocas personas que se aglutinaban en torno a la figura carismática del fundador, llega el tiempo de la profesionalización de la empresa.

Si la empresa ha conseguido la implantación en el mercado, a esta situación se llega casi sin darse uno cuenta.

Se empiezan a sentir necesidades que hasta ese momento no se consideraban prioritarias o bien la escasez de recursos imposibilitaba. Por ejemplo, con la integración de un responsable financiero para atender un área que hasta ese momento se llevaba desde una asesoría externa y con un administrativo en la empresa.

Dependiendo de las características del emprendedor, se van cubriendo áreas para las que éste necesita un apoyo y se  contrata un responsable de compras, de producción, o de un director comercial.

Y es aquí, en esta fase, donde se producen los nuevos problemas.

En primer lugar, porque ya el empresario ya no puede hacerlo todo. Y, aunque él tiene toda la empresa en su cabeza, ahora son otros los que deben ocuparse de asuntos importantes.

Pero para mover esa maquinaria compleja se necesitan nuevas habilidades, modelos y herramientas.

Porque las metodologías utilizadas en la fase anterior ya no son suficientes ahora. El líder que tenía un conocimiento específico en una materia, que fue capaz de generar una idea innovadora para dar respuesta a una necesidad específica del mercado, y que, en suma, superó con nota esa difícil etapa, se encuentra ahora con que las capacidades necesarias son muy diferentes a aquéllas.

Para eliminar el Caos Creativo se necesitan habilidades y herramientas diferentes a las del emprendimiento.

Y si no toma las medidas adecuadas… ¡el Caos Creativo está servido!

 

Contra el Caos Creativo, “Hacer funcionar”

Permíteme antes hacerte una pregunta: ¿A qué se dedica tu empresa?

¿Croquetas, platos preparados o sandwiches?

¿Cultivo y comercialización de judía verde, de cebolla, o quizás de naranjas?

¿Jamones y embutidos?

¿Conservas de pescado, o langostinos?

¿Verduras congeladas o ensaladas de IV Gama?

¿O quizás ingredientes alimenticios, postres lácteos, empanadas rellenas o aceite de oliva?

 

Pues, la verdad, para el tema que estamos tratando, la respuesta a las preguntas anteriores es lo de menos.

Si el Caos Creativo está presente, da igual el subsector al que os dediquéis: las causas y sus consecuencias son prácticamente las mismas para todos y, por consiguiente, las soluciones esenciales son también las mismas.

El Caos Creativo aparece en cualquier subsector, sus características son siempre muy similares, y su solución también.

Algo que ya está inventado desde hace mucho tiempo, y que es la base del funcionamiento de las empresas que están dirigidas y lideradas por personas como tú, que viven mucho mejor que tú, y que dedican su energía y su tiempo a lo realmente importante:

  1. pensar en el futuro (estrategia/innovación);
  2. ocuparse de sus clientes;
  3. ocuparse de sus empleados;
  4. y realizar un control general de la marcha del negocio.

Dejando que el FUNCIONAMIENTO general de la organización descanse en sistemas previamente establecidos y que llevan en su interior los mecanismos para su mejora continua.

Porque el camino para salir del dichoso Caos Creativo consiste en aplicar Planificación y Sistemática documentada a todas y cada una de las actividades de tu empresa, aplicando los Principios de la Gestión Básica.

Porque GESTIONAR no es otra cosa que HACER FUNCIONAR, y para conseguirlo hay que:

  1. Clarificar la estructura y las responsabilidades.
  2. Definir los procesos de la empresa, con sus correspondientes indicadores. (QUÉ y QUIÉN).
  3. Establecer los procedimientos para los trabajos más repetitivos (CÓMO).
  4. Implantarlo en la operativa.
  5. Medir, y mejorar.

 

¿Quieres profundizar en esta solución? Entonces te invito a visitar Gestión Básica, o las herramientas para controlar tu empresa agroalimentaria. ¡Ahí lo tienes todo con mucho más detalle!
Y, si lo que te preguntas es si hay alguien en tu organización capaz de ponerlo en práctica, la respuesta es SÍ. Y si no lo crees, vete a leer La Historia de Luis y Micalea

Si todo lo anterior ha movido tu reflexión, ya sabes que me encantará conocer tus puntos de vista en la sección de comentarios de más abajo ;-).

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