Sistema y disciplina

Por José María Garrido Juango

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Ya has cerrado los compromisos con los clientes para el próximo ejercicio, por lo que ya has podido planificarte.

Has distribuido las cantidades globales en un escandallo mensual aproximado, que luego se concretará con los pedidos cerrados finales.

Por delante, todo un ciclo anual para ir entregando las cantidades de cada producto, con la calidad pactada, y a un coste que te permita generar el margen que esperas.

Trabajas un producto fresco, con una vida útil corta, lo que te impide tener un stock de producto elaborado. Todo va a depender de cómo se comporte la materia prima, de que haya una buena organización, y de que no surjan demasiados incidentes durante el transporte.

Pero ya estamos hablando de muchos kilos, de muchos euros. Con los crecimientos que estás teniendo, una desviación en cualquiera de los parámetros clave supone ya un «pellizco» al resultado que puede hacer tambalear el negocio.

Sabes que van a surgir desajustes climáticos, aumentos y disminuciones de las cantidades disponibles de producto, oscilaciones de precios, incidencias en las carreteras, y otra serie de problemas que están fuera de tu control porque son externos a tu organización. Ahí será cuando habrá que echar el resto; cuando tú y tus colaboradores tendréis que aplicar vuestra experiencia, capacidad de reacción y toma de decisiones para que los clientes no noten ni uno sólo de esos imprevistos.

Pero aparte de esos incidentes esporádicos propios del negocio, el resto del tiempo tú vas a estar muy tranquilo:

  • Todos en tu empresa saben muy bien qué, por qué, cuándo, cómo, dónde y quién debe hacer cada cosa en cada fase del proceso.
  • Tienen establecidas valiosas herramientas de planificación y comunicación.
  • Disponen de los indicadores pertinentes que siguen rigurosamente, y que les mantienen informados de cada situación.
  • Aplican sistemáticas bien adaptadas de reajuste de no conformidades y de solución de problemas.
  • Controlan los procesos a su cargo, incluidos aquellos menos automatizados y que dependen en gran parte del trabajo de personas, porque despliegan un liderazgo motivador, que extrae lo mejor de cada colaborador.
  • Los nuevos proyectos ya no se llevan adelante de cualquier manera. Ahora se gestionan a través de un proceso bien definido, con unas etapas determinadas, unas responsabilidades claramente asignadas, y una medición del progreso sencilla pero eficaz al mismo tiempo.

Es decir, tu empresa dispone de un SISTEMA que asegura que se van a conseguir los objetivos establecidos al menor de los costes posible, y que incluso hará saltar las alarmas a tiempo cuando los imprevistos aparezca y haya que actuar fuera de los procedimientos.

Tus clientes no confían en ti: confían en tu Sistema.

Un sistema documentado que puedes mostrar a quien te lo pida, porque es algo real y tangible, que no está sólo en las cabezas tuya y de tus colaboradores, y que por tanto no depende directamente de ninguno de vosotros en concreto. Un sistema que hace que, afortunadamente, nadie (ni siquiera tú) sea imprescindible para que las cosas funcionen.

¡Precisamente porque esta documentado!

Un sistema que te permite asegurar a tus clientes que cumplirás con lo acordado, lo que les da una gran confianza que les hace aumentarte los pedidos un 20% cada año.

Porque confían, no ya en ti, sino en tu SISTEMA. Y porque tus empleados se adhieren a él con RESPONSABILIDAD y DISCIPLINA ejemplares.

 

¿O quizás no…………………..?

 

La cruda realidad

“Quiero crecer sin volverme loco”.

“Todo lo importante, o lo hago yo o no lo hace nadie”.

“Aquí falta disciplina”.

“Necesito orden. Necesito organización”.

 

¿Qué es lo que te suena más?

¿Estas frases últimas, o los párrafos anteriores?

Me temo que sé la respuesta…

 

Nuestras empresas agroalimentarias se han desarrollado en base a un esquema de empuje, trabajo duro e inteligencia natural, pero carecen de elementos sólidos que soporten un crecimiento sostenible, esto es, ordenado y controlado.

Se han realizado importantes inversiones en maquinaria, infraestructuras y cierto nivel de tecnología. Pero la inversión física, siendo importante, no soluciona los problemas de base que tienen su origen en el funcionamiento interno de la organización.

También se ha buscado la certificación de determinados procesos en base a esquemas de seguridad alimentaria, como IFS o BRC que, precisamente por haber centrado el objetivo en la obtención del certificado como exigencia de cliente, en la mayoría de los casos no van más allá de ser meros sistemas burocráticos que generan antipatía y rechazo.

El resultado es que la gestión interna sigue siendo una especie de “cajón desordenado”, un “armario oscuro” que genera altos niveles de ineficiencia (pérdida de recursos improductivos) y de ineficacia (frecuentes fallos en obtener el resultado esperado).

La empresa agroalimentaria necesita un SISTEMA al que adherirse con altos niveles de responsabilidad y disciplina.

Es cierto que en nuestro sector nos movemos entre la incertidumbre continua de qué pasará con nuestras materias primas (el riesgo del impacto del clima sobre los cultivos, la oscilación de precios/calidades de la carne, la cantidad/calidad de las capturas piscícolas…) y la necesidad de asegurar el suministro, la calidad y el coste a nuestros clientes. Pero tan cierto como lo anterior es que un altísimo porcentaje de nuestros resultados están enteramente bajo nuestro control, y que en la mayoría de las ocasiones apelar a “la mala suerte” cuando éstos no son buenos es la Gran Excusa que está poniendo en serio riesgo la viabilidad del negocio.

Es, simplemente, trabajar en un entorno de Caos Creativo, la epidemia de la Pyme agroalimentaria.

Por eso tu empresa necesita un SISTEMA de trabajo al que tus empleados se adhieran con altos niveles de responsabilidad y disciplina.

 

Responsabilidad y disciplina en el marco de un Sistema…

Imagina un piloto de un avión de pasajeros.

Se instala en la cabina, rodeado de docenas de complicados mandos y sofisticados indicadores, disponiéndose a gobernar una máquina de millones de euros de piezas de ingeniería.

Mientras los pasajeros van acomodando su equipaje de mano y la tripulación se preocupa de que cada cual se instale adecuadamente, el piloto empieza a seguir meticulosamente el checklist de comprobación previo al despegue. Metódicamente, paso a paso, va realizando sistemáticamente cada uno de los puntos requeridos.

Con todo revisado, empieza a trabajar con el controlador de tráfico aéreo siguiendo instrucciones precisas: qué dirección tomar para salir de la puerta de embarque, por qué camino realizar el desplazamiento, qué pista utilizar, o la dirección del despegue. No acelera y coloca el avión en el aire hasta que todo no está totalmente dispuesto para el despegue. Una vez en ruta, el piloto se comunica continuamente con los centros de control aéreo y se mantiene estrechamente ajustado a los límites del sistema de tráfico aéreo comercial.

 

Pensemos un poco sobre el modelo que te acabo de presentar.

El piloto se desenvuelve habitualmente (prácticamente todos los días día) dentro de un sistema de trabajo estricto, y no tiene ninguna libertad para saltarse sus límites en situaciones normales.

Pero no es sólo el piloto. Al mismo tiempo, otras personas se ocupan del ajuste rápido del aparato, de acomodar la comida, de las revisiones inmediatas al vuelo.

De su mantenimiento a distintos niveles, de las mediciones y analíticas, de los cambios periódicos de piezas, o de la recalibración de los indicadores.

Además de la planificación de los vuelos, de los procesos de reserva de billetes, de la atención al cliente… del diseño de los aparatos, de la fabricación y ensamblaje de sus elementos, de los controles de calidad…

Yo (y sé que tú tampoco) ni de lejos aceptaría montarme en un avión de una línea aérea que no tuviera un sistema detallado, bien documentado y coherente.

Desde luego, no estoy diciendo que tu empresa agroalimentaria necesite un sistema tan estricto e inflexible como el de una línea aérea – después de todo, si tu sistema corporativo falla no se van a producir cientos de muertes entre un amasijo de hierros ardiendo – pero también da que pensar cómo muchos clientes se atreven a cerrar un contrato de suministro con empresas que realmente no tienen aplicado un sistema de trabajo sólido y adecuado a sus necesidades.

Y lo que es más importante aquí: ¿cuánta ventaja competitiva tendría tu empresa si dispusiera de un Sistema que:

  1. fijara los límites dentro de los cuáles deben realizarse las diferentes actividades;
  2. aclarara las necesidades de lo que debe recibir el siguiente en el proceso hasta llegar al cliente;
  3. estableciera sistemáticamente la forma de realizar el trabajo;
  4. fijara los indicadores que deben seguirse para valorar el correcto desempeño de los procesos;
  5. estableciera la comunicación para el análisis, la corrección y la mejora;
  6. todo ello autocorrigiéndose controladamente según la evolución de la realidad y al sentido común, y
  7. haciéndolo funcionar en base a la responsabilidad y la (auto)disciplina?

Responsabilidad y disciplina. Porque, ¿te imaginas al que chequea el aparato antes de despegar no haciéndolo, y diciendo que «tenía algo urgente que atender en ese momento»… como hace tu Director de Compras o de Mantenimiento…?

En fin, que si fuera tu cliente, no dudaría ni un momento en firmar el acuerdo de suministro contigo si tuvieras todo lo anterior en marcha.

 

… con iniciativa y flexibilidad cuando es necesario

Volvamos por un momento al ejemplo del avión.

Imagina. En un momento del vuelo, el avión no puede evitar afrontar una terrible tormenta. Vientos cruzados, feroces e impredecibles agitan la nave con fuertes movimientos de balanceo a derecha e izquierda. Mirando por las ventanillas, los pasajeros no pueden ver nada más allá de negros y pesados nubarrones y el golpeo violento e incesante de lluvia contra ellas.

El piloto anuncia por la megafonía del avión: “Damas y caballeros, les rogamos que se mantengan sentados con el cinturón de seguridad abrochado, plieguen la mesita y coloquen sus pertenencias debajo del asiento. Tomaremos tierra en unos minutos.”. Algunos pasajeros se ponen un poco nerviosos, pero los más experimentados continúan leyendo una revista, charlando sus acompañantes o preparando la reunión que les espera a la llegada. Porque piensan: “Ya hemos pasado por situaciones parecidas antes. El piloto sólo aterrizará si es seguro.

Disponiéndose ya a tomar tierra, con el tren de aterrizaje desplegado, los pasajeros sienten un repentino acelerón y el avión vuelve a elevarse. El piloto les habla: “Mis disculpas, señoras y señores. Hemos tenido unos vientos cruzados justo en el momento de tomar tierra. Vamos a volver a intentarlo”. En el siguiente intento, el viento se calma lo suficiente y el avión finalmente aterriza, totalmente seguro.

La clave del éxito: libertad y responsabilidad en el marco de un Sistema altamente desarrollado y seguido con disciplina Clic para tuitear

Es decir, cuando las circunstancias son excepcionales (y sólo entonces), las decisiones cruciales le corresponden al piloto: despegar, aterrizar, abortar una acción, dirigirse a otro aeropuerto.

A pesar de lo estricto del Sistema (que debe existir siempre), hay un factor esencial que se sobrepone a todo: el piloto tiene la última palabra en cuanto a su responsabilidad sobre el avión y la vida de sus pasajeros.

A pesar de la necesaria disciplina en seguir un Sistema construido en base al sentido común (adecuación continua a la realidad cambiante), las situaciones excepcionales e imprevistas deben acometerse en base a la experiencia y la profesionalidad de quien debe tomar determinadas decisiones.

 

Si quieres tener un futuro sostenible…

Trabajar con puro instinto y voluntarismo no sirve.

La burocracia enfocada a “salvar” una auditoría no sirve.

Dejarlo todo a lo que se me ocurra en cada momento no sirve.

Seguir quejándose sin tener la paciencia de construir el futuro, tampoco sirve.

 

¿Qué opinas de todo esto? ¿Ocurre algo parecido en tu empresa?

¡Dímelo en los comentarios de más abajo, y hablamos de tus puntos de vista!

  • Evidentemente estoy de acuerdo con todo lo que nos comentas, José María. Sin embargo me gustaría hacer una apreciación o un pequeño apunte, «Desde luego, no estoy diciendo que tu empresa agroalimentaria necesite un sistema tan estricto e inflexible como el de una línea aérea – después de todo, si tu sistema corporativo falla no se van a producir cientos de muertes entre un amasijo de hierros ardiendo – » Me parece que los recientes casos de listeriosis u otras crisis agroalimentarias nos indican la necesidad de ser muy muy estrictos en el cumplimiento de nuestros sistemas / procesos. Todo, todo es totalmente comparable, y desde luego en la industria agroalimentaria hemos de aprender siempre de los mejores. Por eso adaptamos el lean de la manufactura de coches y hemos de ser estrictos en la aplicación de los sistemas de seguridad como si llevásemos un Boeing 747.

    • ¡Muy cierto, Arturo!
      Y no te negaré que pensaba en ello mientras lo escribía.
      Sin lugar a ninguna duda, la seguridad alimentaria es una de las características más definitorias de nuestro sector, y desde luego, se trata de un aspecto absolutamente no negociable. La seguridad alimentaria debe estar por encima de todo lo demás, porque sin ella, desde luego que nuestro negocio tendrá los días contados.

      Por tanto, considero tu comentario como un enriquecimiento del contenido inicial, cosa que te agradezco mucho.
      Gracias y un cordial saludo.

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