Terminado 2015, ha llegado el momento de hacer balance. Dentro de algunas semanas tendrás todos los resultados del año, y tu cuenta de explotación estará completa.

No ha sido un mal año, sobre todo en ventas. Viniendo de donde venimos, ¡no nos vamos a quejar! Parece que este año te va a suponer (¡por fin!) un respiro: las exportaciones han seguido creciendo, y ya todo indica que el mercado interior está razonablemente recuperado.

Después del paréntesis navideño (aunque en realidad tú nunca tienes paréntesis…) tu empresa ha vuelto a la normalidad.  Esa normalidad que para ti supone el seguimiento de los pedidos, el precio y la disponibilidad de las materias primas, los costes de fabricación, o plantearte la sustitución de esa máquina que llevas tanto tiempo queriendo cambiar y que, quizás este año, sí sea una realidad.

Vuelves a una actividad frenética. Todos los días de todas las semanas resolviendo imprevistos, atendiendo a tu gente, echando una mano donde es necesario, enfadándote por la nueva avería, visitando o recibiendo clientes, revisando la Excel (de la que nunca te terminas de fiar…) con la evolución de las cuentas. Descansando poco, durmiendo menos, sin tiempo material para pensar o, lo que es peor, sin disfrutar lo suficiente de tu familia o de tus cosas.

Y, de nuevo, allá por la primavera, cuando acudas a la reunión de tu Asociación empresarial, volverás a preguntarte:

«¿Por qué algunos colegas viven bastante más relajados que yo, y sin embargo su negocio parece ir bien?»

«¿Por qué aquél se permite el lujo de disfrutar de una vacaciones en condiciones con su familia (… cosa que mí casi se me ha olvidado)?»

«¿Por qué algunos parecen no tener que vivir apagando fuegos?»

Te cuento un poco de mi experiencia

Habíamos empezado en 1989, con el lanzamiento de la primera bolsa de ensalada.

Las cosas marchaban razonablemente bien. Conseguíamos clientes y recibíamos pedidos; calculábamos necesidades y nos planteábamos las medidas a tomar a corto plazo; teníamos proveedores y comprábamos materias primas; contratábamos personal en la medida de nuestras necesidades, y fabricábamos y entregábamos los productos.

El Jefe tuvo claro desde el primer momento que debía rodearse de un equipo de confianza con quien ir gestionando la empresa. Departía con frecuencia con cada uno de nosotros, e incluso, a veces, realizábamos alguna reunión. Muy de vez en cuando…

Todos poníamos mucho interés, mucho empeño y mucho esfuerzo, y teníamos capacidad para ir resolviendo los problemas y tomando decisiones a medida que éstos iban surgiendo. Aquella empresa funcionaba… día a día.

Unos cuantos años después de haber iniciado nuestro proyecto, cuando ya éramos un centenar largo de empleados, un proveedor que me estaba visitando me hizo una pregunta que me dejó patidifuso, sin palabras: no supe qué responder. La pregunta era:

“José Mari: ¿cuál es la Estrategia de tu empresa?”

El Caos Creativo

Cuando analizo aquellos tiempos con la perspectiva que da el tiempo y el paso de los años me viene a la mente el concepto de Caos Creativo.

Disponíamos de fortalezas evidentes y de unas oportunidades envidiables, pero nos movíamos a golpe de instinto.

La capacidad de reacción era una de nuestras competencias básicas compartidas, pero no conocíamos el significado de la palabra proactividad.

Tomábamos decisiones en función de los acontecimientos, pero sin seguir ningún plan previamente reflexionado y consensuado.

Nuestro Gerente era un generador nato de nuevas ideas y proyectos, pero las llevábamos a la práctica por impulsos, basándonos más en nuestra energía y en las ganas de hacer las cosas que en una coordinación seria y profesional.

El crecimiento de la organización empezó a hacer cada vez más difícil conocer y comunicarnos adecuadamente con el personal.

El Presupuesto Anual (un conjunto de cifras con coherencia relativa, elaboradas por el Director Financiero para presentar al Consejo de Administración) tenía un enfoque voluntarista, y el seguimiento de la Cuenta de Explotación era casi el único referente para la toma de decisiones.

La pasión de nuestro Gerente, el esfuerzo y las ganas de todos, la cuenta de explotación y “la ISO 9000”. ¡Esas eran nuestras únicas herramientas!

¿Cuál es tu modelo de gestión del negocio?

Hacer que tu empresa vaya hacia delante sin unas herramientas y unos sistemas que faciliten y racionalicen el trabajo supone un desperdicio de energía absurdo. La fuerza emprendedora y la capacidad de trabajo aplicados de manera desordenada pueden dejar exhausto al más pintado; dar dos pasos adelante y uno (con suerte) atrás no es la forma más eficiente de competir en un mercado como el actual. Tomar decisiones con una perspectiva semanal o, como mucho, mirando sólo al mes siguiente, es un suicidio empresarial.

Si tienes estrategia y sistemas, tienes posibilidades. Pero si no tienes una estrategia y unas herramientas de gestión, lo vas a tener muy difícil en el complejo mundo de los negocios y la economía actuales. Ya no hay las opciones de aquellos años 90 del siglo pasado.

No disponer de un Modelo de Gestión del negocio es un error crítico. Si te pregunto “¿Cuál es el modelo de gestión de tu negocio?” y no lo tienes claro, o no sabes de qué estoy hablando, es muy posible que no lo tengas. En ese caso, creo que trabajas tanto que no tienes tiempo de mejorar tu organización, de ser más eficiente con tus limitados recursos, de disponer de más tiempo libre, ni de garantizar el futuro de tu empresa. Estás ante un grave riesgo porque no estás enfocado. Trabajas para un sistema que se ha montado sólo, pero no tienes tu propio sistema, un sistema que trabaje para ti.

El plan de empresa y el presupuesto son esos documentos que los bancos adoran a la hora de pedirles financiación, pero que no sirven para mucho, salvo para llenar papeles con cifras que se parecen muy poco a las reales. ¿Por qué? Porque son predicciones, cuando lo realmente importante son las acciones

• bien orientadas;
• focalizadas;
• coherentes; y
• coordinadas

además de los sistemas de planificación, seguimiento y control de dichas acciones.

Tampoco la idea o el producto, por muy buenos que sean, son suficientes para competir, e incluso para sobrevivir hoy en día. No seas preso de tu idea/producto; he conocido a unos cuantos empresarios que eran cautivos de su producto, porque no podían ver nada más. Producto, cliente, ventas, resultado ¿eso es todo? ¡Ni mucho menos! Porque todo eso son consecuencias, y sobre lo que se debe trabajar es sobre las causas.

Tener una idea/producto es esencial; los clientes son la locomotora de nuestro proyecto empresarial. Pero ten en cuenta que una idea/producto tiene su momento, y fuera de ese momento ideal, pierde todo su valor. Los clientes pueden estar con nosotros ahora, pero sabes que nos pueden abandonar en cualquier momento. El Cliente es infiel por naturaleza…

Sí, una buena idea/producto es algo valioso. Y los clientes deben estar en el centro de nuestras actuaciones. Pero si quieres:

• ser más eficaz y eficiente;
• dedicar tu tiempo a lo realmente importante;
• tener claro qué hay que hacer y cómo debe hacerse;
• extraer lo mejor de tu negocio/organización;
• gobernar tu empresa en lugar de que ella te gobierne a ti, y
• no ser esclavo de tu trabajo

tendrás que empezar a sentar las bases del futuro, poniendo en marcha en tu organización:

1. una Cultura basada en el Compromiso de las personas y el crecimiento del Conocimiento;
2. una Estrategia que defina el camino a seguir, y que sea revisada, adaptada, o redefinida en función de la evolución de los acontecimientos y de los entornos, y
3. unos Sistemas (plan estratégico, cuadros de mando, control de procesos, gestión de proyectos, sistemas de gestión, experiencia de cliente)

que te permitan gobernar y orientar tu empresa con seguridad y firmeza… más allá del presupuesto y la cuenta de explotación.

Quiero pensar que mientras lees todo esto empiezas a descubrir las razones por las que otros empresarios que conoces se permiten el lujo de sonreír, no están siempre al borde de un ataque al corazón, y disponen de más tiempo para su vida personal. O el por qué organizaciones parecidas a la tuya no dan tumbos cada dos por tres. O por qué ese vecino tuyo no se queja tanto como tú, y parece que siempre sabe hacia dónde va.

No es que sean más grandes, más listos o más guapos. Están así porque han implantado sistemas para gestionar y su empresa de manera integral, adecuada y adaptada a sus necesidades.

Ellos gobiernan sus negocios, no permiten que sus negocios les gobiernen a ellos.

Te voy a dar soluciones

En aquellos años 90 nosotros también empezamos a hacer experimentos por nuestra cuenta; necesitábamos encontrar fórmulas válidas para:

• coordinar la dirección
• definir y diseñar una estrategia;
• controlar los procesos;
• planificar y ejecutar proyectos;
• lanzar nuevos productos de manera adecuada;
• mejorar la motivación de los empleados, o
• fomentar el trabajo en equipo.

Pero tú no necesitas hacer experimentos.

Porque te lo voy a contar en estas mismas páginas.

Te voy a desvelar soluciones probadas, sencillas y paso a paso, para que tú mismo descubras las claves para vivir más tranquilo, más cómodo y más relajado en relación a la gestión de tu empresa.

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